Ved udførelse af gebyrbelagt kontrol skal følgende principper følges:Â
· Gebyrbelagt kontrol skal dækkes af gebyret
· Man skal altid holde øje med tiden - både når man er tilstede i virksomheden og når man er hjemme på kontoret
· Husk at starte stopuret, når du træder ind i virksomheden – og stop det først, når du ude af virksomheden igen.
· Virksomheden skal betale for hele tilstedetiden ved kontrolbesøg
· Nogle opgaver skal, så vidt det overhovedet er muligt, udføres i tilstedetiden hos virksomheden.
Gebyrbelagt kontrol skal dækkes af gebyret
· Når man udfører gebyrbelagt kontrol, skal man altid have for øje, at man skal tjene sin løn hjem. Virksomhederne skal faktureres det beløb, som det koster os at udføre kontrollen, inklusive overhead.
· Det er et grundlæggende princip, at virksomhederne altid skal betale de fulde omkostninger forbundet med kontrollen uanset virksomhedens størrelse, kontrolfrekvens, vilje til at efterleve reglerne, eller om der bruges særlig lang tid til kontrol i virksomheden.
Man skal altid holde øje med tiden - både når man er tilstede i virksomheden og når man er hjemme på kontoret
· Tilstedetiden er fakturerbar. Indtægten fra tilstedetiden skal også dække den øvrige tid, vi bruger på kontrollen samt kørsel mv. Der er altså en begrænset mængde tid til rådighed hjemme på kontoret pr. mængde tilstedetid.
· I budgettet (budgetmodellen) er der for de enkelte brancher og virksomhedstyper fastsat normer for tilstedetid og tid til for- og efterbehandling. Det vigtige er forholdet imellem de to typer tid. Henlægges der for en virksomhed eller virksomhedstype mere tid tilstede i virksomheden, bliver der forholdsvis mere tid til forberedelse og efterbehandling hjemme på kontoret. For eksempel er forholdet mellem tilstedetid og forberedelse/efterbehandling for de animalske engrosvirksomheder 0,63:1, for de vegetabilske engrosvirksomheder 1:1 og for biproduktvirksomheder 1:3.
· Hvis der ud fra en faglig vurdering er behov for det, kan normtiderne for de enkelte dele af et tilsyn fraviges, men forholdet mellem tilstedetid og kontortid skal være uændret for afdelingens gebyrordninger som helhed, da budgettet ellers overskrides.
· Når man planlægger udførelsen af sine kontrolbesøg, er det således vigtigt at have overblik over omfanget af tid, man kan bruge på kontoret, og den tid man skal fakturere virksomheden for at holde budgettet. Økonomien skal indgå i planlægning og skemalægning.
Husk at starte stopuret, når du træder ind i virksomheden – og stop det først, når du ude af virksomheden igen.
· I forbindelse med et kontrolbesøg skal man altid nedskrive start- og sluttidspunkt for tiden i virksomheden, sÃ¥ledes at virksomheden ved fakturering hverken kommer til at betale for lidt eller for meget. Man bør ikke â€sjusse†sig frem til den anvendte tid.
· Den tid det tager at gennemgå kontrolbesøget med virksomheden og eventuel opfølgning med virksomheden, skal altid indgå i opgørelsen over tilstedetid og således faktureres virksomheden.
· Når der afregnes efter tilstedetidssats pr. påbegyndt kvarter, skal virksomheden altid faktureres i henhold til reglerne herfor. Er der fx anvendt 19 minutters tilstedetid, skal virksomheden altså faktureres for 2 kvarter.
· Der skal altid faktureres et grundgebyr i forbindelse med kontrolbesøg, hvor der faktureres efter tilstedetidssats.
· Er virksomheden længe om at finde papirer frem mv., sÃ¥ledes at tilstedetiden bliver forholdsvis lang, skal virksomheden betale for dette tidsforbrug. Der mÃ¥ ikke gives â€mængderabatâ€.
Nogle opgaver skal, så vidt det overhovedet er muligt, udføres i tilstedetiden hos virksomheden.
Følgende opgaver skal bl.a. - udføres i tilstedetiden i virksomheden:
· Gennemførelse af den planlagte kontrol herunder audit, tilsyn m.v.
· Udarbejdelse af kontrolrapport, udskrivning af kontrolrapport m.v.
· Gennemgang af kontrolrapporten med virksomheden mv
· Udfyldelse af prøveudtagningsrapport
· Ajourføring af kontrolplaner for visse kødvirksomheder m.m. (opfølgning på planlagt kontrol).