Kontrolfrekvensvejledning 2007
Formål og anvendelse
Vejledningens formål er at sikre, at fødevareregionerne følger ensartede principper for fastsættelsen af det årlige antal kontrolbesøg gennemført som audit i fødevarevirksomheder, der er autoriserede, registrerede eller har registrerede aktiviteter i henhold til Autorisationsbekendtgørelsen1)
 Vejledningens formål er endvidere at beskrive generelle principper for kontrol på det veterinære område.
Vejledningen omfatter2)
–    vejledende frekvenser for kontrolbesøg gennemført som audit. Frekvenserne er fordelt på brancher af fødevarevirksomheder (bilag 1)
–    fastsættelse af frekvens for kontrolbesøg gennemført som audit i den enkelte engrosvirksomhed med behandling (bilag 2)
–    vejledning om kontrolplanlægning på slagterier og kødvirksomheder (bilag 3)
–    kodeks for tilsynsførendes tidsanvendelse og fakturering ved gebyrbelagt kontrol (bilag 4)
Kontrol i Grønland er ikke omfattet af denne vejledning.
De fastlagte vejledende frekvenser for kontrolbesøg på fødevareområdet medvirker til at sikre ensartet praksis for antallet af kontrolbesøg på landsplan.
Kontrolbesøg i fødevarevirksomheder gennemføres normalt som audits med udgangspunkt i virksomhedens egenkontrolprogram og –resultater. Ud over audit findes andre kontrolmetoder og værktøjer defineret i kontrolforordningerne. Fødevaremyndighederne gør brug af disse metoder og værktøjer for at gennemføre en effektiv kontrol, f.eks. tilsyn, verifikation og fysisk kontrol. Ved kontrolbesøg gennemført som audit i fødevarevirksomheder vil disse kontrolværktøjer også blive anvendt som supplement til audit.
Definitioner
Kontrolforordningernes definitioner er skrevet i kursiv.
Offentlig kontrol ( Kontrolforordningen3) art. 2 stk. 1 og art. 10 stk. 1 ): Alle former for kontrol, der gennemføres af den kompetente myndighed eller Fællesskabet gennemfører for at undersøge, om foderstof- og fødevarelovgivningen, samt dyresundheds- og dyrevelfærdsbestemmelserne, overholdes korrekt.
Opgaver i forbindelse med offentlig kontrol gennemføres i almindelighed under anvendelse af hensigtsmæssige kontrolmetoder og –teknikker, f.eks. overvågning, opsyn, verifikation, audit, tilsyn, prøveudtagning og analyse.
Offentlig kontrol er alle former for myndighedskontrol af virksomheden og dens aktiviteter. Offentlig kontrol udføres bl.a. ved kontrolbesøg. Offentlig kontrol omfatter f.eks. kontrol af egenkontrolprogram, lokaler, hygiejne, processer i fødevareproduktionen, mærkning, dyrevelfærd, medicinkontrol m.m. Ved offentlig kontrol foretages f.eks. audit, tilsyn, dokumentkontrol, fysisk kontrol, verifikation, prøveudtagning og analyse.
Kontrolbesøg er myndighedens tilstedeværelse f.eks. i virksomheden eller i besætningen for at kontrollere at lovgivningen herunder certifikatkrav overholdes og at egenkontrolprogrammet følges ved bl.a. at gennemføre audit, tilsyn og fysisk kontrol.
Audit ( Kontrolforordningen art. 2 stk. 6): Audit er en systematisk og uafhængig undersøgelse af, om aktiviteter og de hermed forbundne resultater er i overensstemmelse med det planlagte, og om dette er gennemført i praksis og er egnet til at nå målene.
Audit er en systematisk kontrol af virksomhedens egenkontrolprogram, handlinger og egenkontrolresultater for at kontrollere om egenkontrolprogrammet er dækkende for virksomhedens aktiviteter og risici og tilstrækkeligt til at sikre at lovgivningen løbende overholdes, for at kontrollere at handlinger udføres som planlagt, at resultaterne er som planlagt og at egenkontrolprogrammet følges.
Ved audit foretages
–    proceduregennemgang (herunder kontrol af, at der er foretaget risikoanalyse) for at kontrollere, om egenkontrolprocedurer er dækkende for virksomhedens produktion, til sikring af at lovgivningen overholdes,
–    kontrol af implementering af egenkontrolprogrammet (over skulderen kontrol / interview / demonstration),
–    kontrol af dokumentation (dokumentkontrol) og
–    kontrol af effekten (egne observationer af om lovgivningen herunder certifikatkrav er overholdt i praksis).
Audit gennemføres ved kontrolbesøg.
På kontrolrapporten registreres kontrolbesøg gennemført som audit som »ordinært tilsyn«.
Tilsyn ( Kontrolforordningen art. 2 stk. 7 og art. 10 stk. 2b): Et tilsyn er en undersøgelse af et hvilket som helst aspekt af foderstoffer, fødevarer, dyresundhed og dyrevelfærd for at kontrollere, om dette (disse) aspekt(er) overholder forskrifterne i foderstof- og fødevarelovgivningen, samt dyresundheds- og dyrevelfærdsbestemmelserne.
Ved offentlig kontrol føres der tilsyn med
–    primærproducentvirkomheder, foderstof- og fødevarevirksomheder, herunder deres omgivelser, lokaler, kontorer, udstyr, installationer, maskiner, hjælpemidler, transporter samt foderstoffer og fødevarer
–    råvarer, ingredienser, hjælpemidler til forarbejdning og andre produkter, der anvendes til tilberedning og fremstilling af foderstoffer og fødevarer
–    halvfabrikata
–    materialer og genstande, der er beregnet til at være i berøring med fødevarer
–    rengørings- og vedligeholdelsesprodukter og –processer samt pesticider
–    mærkning, præsentation og reklame
Ved offentlig kontrol af fersk kød føres tilsyn
(Kontrolforordningen for animalske fødevarer4)/NREF/SN504/4)/ /NREF/SN504/4)/ art.
5 stk. 1):
–    med information om fødevarekæden
–    før slagtning
–    dyrevelfærd
–    efter slagtning
–    SRM og andre animalske biprodukter
–    med virksomhedens laboratorieundersøgelser
I kontrolforordningen for animalske fødevarer bruges i nogen sammenhænge ordet inspektion i stedet for tilsyn. Ordene tilsyn og inspektion, der er anvendt i kontrolfordningerne, er begge oversat fra det engelske inspection.
I denne vejledning anvendes udelukkende ordet tilsyn.
Tilsyn er kontrol af om fødevare- og veterinærlovgivningen overholdes. Ved tilsyn kontrolleres bl.a. om lokaler, råvarer, halvfabrikata, færdigvarer, fremstillingsprocesser, materialer og genstande, rengørings- og vedligeholdelsesprocedurer, mærkning og information, dyrevelfærd m.m. overholder lovgivningen. Kontrol af slagtedyr før slagtning og efter slagtning (AM- og PM-kontrol) er også en del af tilsynet.
Tilsyn gennemføres ved kontrolbesøg.
Verifikation ( Kontrolforordningen art. 2 stk. 2 ). Verifikation er kontrol af, om nærmere fastlagte krav er opfyldt, hvilket skal ske ved undersøgelse og på grundlag af objektive kendsgerninger.
Verifikation er efterprøvning af om fastlagte krav er opfyldt. Verifikation er når myndigheden ved fysisk kontrol eller ved objektive kendsgerninger efterprøver om fastsatte krav som f.eks. temperaturkrav og hygiejnekrav i egenkontrolprogrammet eller fødevarelovgivningen er overholdt.
Fysisk kontrol ( Kontrolforordningen art. 2 stk. 19): Kontrol af selve foderstoffet eller fødevaren, som kan omfatte kontrol af transportmidler, emballage, mærkning og temperatur, udtagning af prøver til analyse og laboratorietest og enhver anden kontrol, som er nødvendig for at undersøge, om foderstof- og fødevarelovgivningen er korrekt overholdt.
Fysisk kontrol er kontrol af fødevaren. Fysisk kontrol udføres ved f.eks. at måle temperaturer, udtager prøver, analysere prøver m.m.
Fysisk kontrol udføres bl.a. ved kontrolbesøg.
Frekvens er antal kontrolbesøg gennemført i løbet af et år. De enkelte kontrolbesøg skal have en jævn spredning i løbet af året, da regelmæssig tilstedeværelse vurderes at have en forebyggende effekt.
Behandling anvendes i denne vejledning i samme betydning som i hygejnevejledningen5).
Vejledende frekvenser for audit i fødevarevirksomheder - bilag 1
De vejledende, årlige frekvenser for kontrolbesøg gennemført som audit i brancher af fødevarevirksomheder fremgår af bilag 1.
Bilagets inddeling af virksomhederne i
–    engrosvirksomheder med behandling,
–    engrosvirksomheder uden behandling,
–    detailvirksomheder med engroskarakter
–    detailvirksomheder,
–    fødevarevirksomheder med primærproduktion og
–    primærproducenter med direkte levering til den endelige forbruger
følger Autorisationsbekendtgørelsen.
For slagterier, USA-godkendte og Kina-godkendte kødvirksomheder, hvor veterinærkontrollen er tilstede hver dag, gennemføres det antal kontrolbesøg gennemført som audit, som fremgår af bilag 1 og beregnes af bilag 2.
Â
På USA-godkendte og Kina-godkendte kødvirksomheder skal der udover de planlagte kontrolbesøg, der er gennemført som audit, udføres tilsyn dagligt og på hvert skift.
 Der udføres dog, udover de planlagte audits, kun ugentligt tilsyn i USA-godkendte og Kina-godkendte køle-/frysehuse, herunder frysehuse der indfryser kød, som udelukkende modtager emballeret kød og hvor emballagen ikke brydes i virksomheden, bortset fra i forbindelse med prøveudtagning.
Uanset antal skift udarbejdes kun én kontrolrapport pr. dag.
Der skal, for hvert kontrolbesøg gennemført som audit, udarbejdes en kontrolrapport, hvoraf det fremgår, at der er gennemført et »Ordinært tilsyn«.
For kontrolbesøg, der ikke er gennemført som audit, udarbejdes der en kontrolrapport, hvoraf det fremgår, at der f.eks. er gennemført »Opfølgende tilsyn« eller tilsyn »Bestilt af virksomhed« (anvendes kun for 5-dages tilsyn eller 2-måneders tilsyn).
Der udarbejdes ikke kontrolrapport ved »forgæves kontrolbesøg« dvs. planlagte kontrolbesøg, som må opgives, fordi virksomheden er midlertidigt lukket som følge af ferie eller andet.
Der udarbejdes normalt ikke kontrolrapport ved kontrolbesøg, hvor der udelukkende foretages prøveudtagning, plombering af transportmateriale, autorisation eller registrering af virksomheder.
Normalt udarbejdes der heller ikke kontrolrapport ved udstedelse af certifikater, med mindre der foretages en kontrol, der skal dokumenteres.
Fastsættelse af antal audit, generelt
2007 forventes at blive overgangsår med hensyn til vejledende kontrolfrekvenser for fødevarevirksomheder og tilrettelæggelsen af det praktiske kontrolarbejde, da der må påregnes en større revision af kontrolsystemet fra 2008.
I de neden for beskrevne retningslinier er vurderingerne i Rigsrevisionens beretning til statsrevisorerne om fødevarekontrollen af december 2006 imødekommet på centrale punkter og i det omfang, det er muligt inden for den bevilling, som er afsat til Fødevarestyrelsen på FL2007. Det drejer sig om, at
–    alle fødevarevirksomheder skal have mindst ét årligt kontrolbesøg gennemført som audit, med mindre der er tale om virksomheder i brancher med kontrolfrekvens mindre end 1.
–    målrette kontrolindsatsen mod de virksomheder, hvor kontrolbehovet er størst. Den målrettede kontrolindsats gælder alle virksomheder uanset frekvensen i bilag 1, herunder også virksomheder med kontrolfrekvens 0,5 og 1-2.
Rigsrevisionens betragtning om at gennemføre et antal audit svarende til den midterste værdi i frekvensintervallerne er ikke umiddelbart imødekommet, blandt andet fordi princippet ud fra en faglig vurdering ikke i tilstrækkelig grad understøtter en målretning af kontrolaktiviteten i retning af en mere effektiv risiko- og behovsorientering. Et sådant kontrolvolumen kræver endvidere større bevillinger, end dem der p.t. er afsat på FL2007. Der er nu igangsat en politisk proces med henblik på at belyse mulighederne for at tilføre flere ressourcer til fødevarekontrollen og i den forbindelse fastlægge den mest hensigtsmæssige anvendelse af sådanne ekstra ressourcer.
Målretning mod problemvirksomheder medfører, at virksomheder der i et halvår får kontrolresultat 2 (indskærpelse), 3 (påbud eller forbud) eller 4 (bøde eller politianmeldelse) afhængig af branche tildeles yderligere et eller to ordinære kontrolbesøg gennemført som audit i det efterfølgende halvår. Herudover skal virksomheder, der har fået kontrolresultat 3 eller 4 inden for en rimelig tid have et opfølgende kontrolbesøg, der betales af virksomheden.
Fastlæggelse af kontrolomfang for den enkelte virksomhed sker med udgangspunkt i den laveste værdi i frekvensintervallerne for brancherne beskrevet i vejledningens bilag 1. Virksomheder, som har større kontrolbehov end laveste værdi i frekvensintervallet, skal have flere audit end laveste værdi i frekvensintervallet jf. retningslinierne neden for. Ligeledes kan kontrolomfanget sættes under laveste værdi i frekvensintervallet, hvis behovet jf. retningslinierne neden for er lavere. Dog kan kontrolomfanget ikke blive mindre end ét årligt audit med mindre kontrolfrekvensen for branchen er 0,5. Den laveste værdi i frekvensintervallerne fungerer således – med baggrund i risikovurderingen af fødevarevirksomheder på brancheniveau jf. vejledningens bilag 1 – som udgangspunkt for behovsvurderingen af den enkelte virksomhed med henblik på at fastlægge kontrolfrekvensen inden for frekvensintervallet, eller for visse brancher under den laveste værdi, hvis kontrolbehovet jf. retningslinierne er lavere.
Fødevareregionen skal således ved starten af 2007 fastlægge den ordinære kontrol gennemført som audit (ordinære kontrolbesøg) for hver enkelt fødevarevirksomhed i regionens område med udgangspunkt i intervallet for de vejledende frekvenser i bilag 1 og efter følgende retningslinier:
Generelt for alle brancher
Virksomheder skal mindst have 1 ordinært kontrolbesøg (audit) hvert år. Dog skal virksomheder med en frekvens på under 1 mindst have kontrolbesøg gennemført som audit svarende til frekvensen i bilag 1.
I løbet af året kan det være nødvendigt at ændre antal planlagte ordinære kontrolbesøg (audit) på en virksomhed, hvis forholdene ændrer sig, f.eks. ved ændringer i virksomhedens produktion.
Der skal gennemføres gebyrfinansierede opfølgende kontrolbesøg på påbud/forbud og administrativ bøde/politianmeldelse inden for en rimelig tid, med mindre der er tale om påbud om indsendelse af dokumentation eller lignende forhold, som ikke nødvendiggør kontrolbesøg.
Omfanget af tid, som anvendes under de enkelte audits, fastlægges med udgangspunkt i en faglig vurdering, en ressourcemæssig prioritering, vurdering af virksomhedens egenkontrol og en konkret behovsorienteret vurdering af den enkelte virksomhed ud fra erfaringer fra tidligere kontrolbesøg og prøveresultater samt om virksomheden er importør.
Som udgangspunkt gennemføres audit af én tilsynsførende. Hvis der er faglig begrundelse for det, kan audit gennemføres af to tilsynsførende. Forudsætningen er, at kontrollen mere rationelt kan gennemføres af to, og at det er nødvendigt for at kunne komme den fastlagte kontrolplan igennem i løbet af året og sikre kvaliteteten af kontrollen. Det er endvidere en forudsætning, at der er tale om store virksomheder med stor kompleksitet og med komplekse egenkontrolprogrammer eller andre forhold vedr. produktion og vareudvalg, som bevirker at kontrolarbejdet er særligt krævende. Gennemførelse af audit med to tilsynsførende skal generelt ske på en måde, der ikke unødigt belaster virksomheden økonomisk. Ressourceindsatsen skal fremgå af den kontrolaktivitetsplan (delregnskab 1) eller det budget (delregnskab 2), som skal fremsendes til virksomheden i.h.t. § 25 i Afgiftsbekendtgørelsen6). Der kan ikke opkræves gebyr for tilsynsførende, der medvirker ved audit i forbindelse med kompetenceudvikling /oplæring.
Detail-virksomheder
Indarbejdelse af principperne i Rigsrevisionens beretning indebærer, at der lægges op til en mere individuel risiko- og behovsorientering af kontrollen med virksomhederne, hvilket i praksis betyder, at der flyttes kontrolbesøg fra virksomheder, som har orden i tingene, til virksomheder, hvor der er konstateret problemer.
Denne målretning af kontrollen mod problemvirksomheder tilrettelægges ved, at alle detailvirksomheder, der i løbet af første halvår 2007 får kontrolresultat 2 (indskærpelse), 3 (påbud eller forbud) eller 4 (bøde eller politianmeldelse) afhængig af branche tildeles yderligere et eller to ordinære kontrolbesøg gennemført som audit i løbet af andet halvår 2007. Ressourcerne til den forøgede kontrolaktivitet hos disse virksomheder findes ved en omprioritering af ordinære kontrolbesøg fra virksomheder i brancher med frekvensen 2-4, som har fået kontrolresultat 1 (ingen anmærkninger) ved de seneste to, tre, eller fire kontrolbesøg, således at kontrollen med disse virksomheder reduceres til ét årligt ordinært kontrolbesøg gennemført som audit.
Retningslinierne ændrer ikke ved, at alle virksomheder skal have minimum ét ordinært kontrolbesøg gennemført som audit i 2007 - virksomheder med frekvens på et kontrolbesøg hvert andet år skal dog kun have ordinært kontrolbesøg i 2007, hvis de ikke havde det i 2006.
 Den behovsorienterede tilrettelæggelse af kontrollen ændrer heller ikke ved, at virksomheder, der modtager påbud, forbud eller bøder, skal have et opfølgende kontrolbesøg mod betaling.
Tilrettelæggelse af kontrollen i 1. halvår
Ved årets begyndelse planlægger fødevareregionerne kontrolarbejdet for den første halvdel af året således:
–    der skal foretages ét ordinært kontrolbesøg gennemført som audit i så mange virksomheder som muligt
–    Der skal gennemføres et ordinært kontrolbesøg som audit i løbet af 1. kvartal 2007 i alle virksomheder, hvor resultatet af det seneste ordinære kontrolbesøg i 2006 var 3 (påbud eller forbud) eller 4 (bøde eller politianmeldelse).
–    Der skal gennemføres et ordinært kontrolbesøg som audit i løbet af 1. halvår 2007 i alle virksomheder, hvor resultatet af det seneste ordinære kontrolbesøg i 2006 var 2 (indskærpelse).
–    Alle virksomheder, der modtager påbud, forbud eller bøde skal inden for en rimelig tid have et opfølgende kontrolbesøg mod betaling, dog ikke hvis påbud m.v. omfatter manglende ejerskifteanmeldelse eller indsendelse af dokumentation for egenkontrollen eller lignende forhold, hvor den opfølgende kontrol ikke nødevendigvis skal foretages på virksomheden. På det opfølgende kontrolbesøg fokuseres kontrollen på, at virksomheden har rettet forholdene.
Tilrettelæggelse af kontrollen i 2. halvår
I andet halvår foretages status på kontrolresultaterne, og kontrolindsatsen i de sidste seks måneder tilrettelægges således:
–    Virksomheder, der endnu ikke har fået mindst ét ordinært kontrolbesøg gennemført som audit, aflægges ordinært kontrolbesøg (virksomheder med frekvens på 0,5 dog kun, hvis de ikke fik ordinært kontrolbesøg i 2006).
–    Virksomheder, der har fået indskærpelse, påbud, forbud, bøde eller politianmeldelse i løbet af første halvår 2007, tildeles, udover det opfølgende kontrolbesøg mod betaling ved kontrolresultat 3 og 4, yderligere ordinære kontrolbesøg gennnemført som audit efter følgende retningslinier:
·    For detailvirksomheder med frekvens 0,5 eller 1-2 betyder det, at de skal have yderligere ét      ordinært kontrolbesøg som audit i andet halvår, så de kommer op på to ordinære kontrolbesøg gennemført som audit, når året er gået.
·    For detail virksomheder med frekvens på 2-4 betyder det, at de skal have to ordinære kontrolbesøg i andet halvår, så de kommer op på tre ordinære kontrolbesøg, når året er gået.
–    Virksomheder med frekvens på 2-4, hvor kun det seneste ordinære kontrolbesøg gennemført som audit var med kontrolresultat 1 (ingen anmærkninger), skal have i alt to ordinære kontrolbesøg gennemført som audit i løbet af året.
–    Virksom heder, med frekvensen 2-4, som har fået kontrolresultat 1(ingen anmærkninger) ved de seneste to, tre, eller fire kontrolbesøg, nøjes med det ene ordinære kontrolbesøg gennemført som audit, de har fået i løbet af 1. halvår 2007.
–    Virksomheder med frekvensen 0,5 eller 1-2, som har fået kontrolresultat 1 (ingen anmærkninger) ved det seneste ordinære kontrolbesøg gennemført som audit, får kun det ene ordinære kontrolbesøg som audit, de har fået i løbet af 1. halvår 2007.
 Der vil være tale om en rullende plan, dvs. at de virksomheder, der får det første ordinære kontrolbesøg gennemført som audit i 2. halvår 2007, og hvor der ved dette kontrolbesøg viser sig at være behov for yderligere ordinære kontrolbesøg gennemført som audit, først får det næste ordinære kontrolbesøg i 1. halvår 2008.
 Kontrol med virksomheder med frekvensintervallet 2-4, kan ud fra en konkret faglig vurdering fastsættes til fire årlige ordinære kontrolbesøg gennemført som audit.
Det kan ske i de tilfælde
–    hvor der er konstateret systematiske overtrædelser af reglerne og
–    hvor opfølgende gebyrfinansierede kontrolbesøg ikke skønnes tilstrækkelig eller
–    hvor skærpet kontrol i en periode jf. instruksen herom ikke skønnes tilstrækkeligt til at rette op på problemerne
Kontrol med virksomheder med frekvensintervallet 2-4, kan ud fra en konkret faglig vurdering nedsættes til et årligt ordinært kontrolbesøg gennemført som audit.
Det kan ske i de tilfælde
–    hvor der ved kontrolbesøg i en virksomhed konstateres forbigående problemer, som resulterer i kontrolresultat 2 (indskærpelse) og som rettes umiddelbart
–    hvor forholdet der gav anledning til indskærpelsen rettes straks d.v.s mens den tilsynsførende er tilstede i virksomheden
–    hvor erfaringen med virksomheden entydigt er, at den lever op til sit ansvar om at overholde reglerne og
–    hvor de forrige fire kontrolbesøg ikke har givet anledning til anmærkninger d.v.s. kontrolresultat 1
Â
Kontrol med virksomheder med frekvensintervallet 2-4, kan ud fra en konkret faglig vurdering fastsættes til flere end et årligt kontrolbesøg gennemført som audit selvom de sidste to kontrolbesøg ikke har givet anledning til anmærkninger d.v.s. kontrolresultat 1.
Det kan ske i de tilfælde
–    hvor kontrolresultarne fra de seneste fire kontrolbesøg giver anledning hertil og
–    hvor sammensætningen af kontrollen (f.eks.opfølgende eller bestilte kontrolbesøg) giver anledning hertil
Engros-virksomheder uden behandling samt visse detail-virksomheder med engros-karakter
 Planlægning og prioritering af kontrollen med engros-virksomheder uden behandling samt detail-virksomheder med engros-karakter (uden behandling) foregår efter samme principper som for detail-virksomheder beskrevet oven for. Dog foregår udvidelsen af kontrollen ikke ved omprioritering/reduktion mellem virksomheder, men gennem forøgelse af antallet af gebyrfinansierede ordinære kontrolbesøg gennemført som audit.
Engros-virksomheder med behandling samt visse detail-virksomheder med engros-karakter
 De ovenfor beskrevne retningslinier for tilrettelæggelse af kontrollen med detail-virksomheder skal ikke anvendes for engros-virksomheder med behandling samt detailvirksomheder med engroskarakter (med behandling).
For engrosvirksomheder med behandling, herunder detailvirksomheder med engroskarakter (med behandling) skal bilag 2 anvendes ved fastsættelsen af de planlagte ordinære kontrolbesøg (audit). I løbet af året kan det være nødvendigt at ændre antal planlagte ordinære kontrolbesøg (audit) på en virksomhed, hvis forholdene ændrer sig, f.eks. ved ændringer i virksomhedens produktion eller ved konstaterede overtrædelser.
Det planlagte antal kontrolbesøg gennemført som audit kan normalt fastsættes inden for det frekvens-interval, der er fastsat for branchen i bilag 1. Hvis det skønnes nødvendigt at fastsætte et antal audit, der er større end frekvens-intervallet for branchen i bilag 1, skal regionen udarbejde en skriftlig redegørelse, der begrunder dispositionen, herunder forklarer, hvordan sanktionsapparatet har været anvendt og tænkes anvendt med henblik på at tage hånd om de forhold, der ligger til grund for overskridelsen af intervallet. Den skriftlige redegørelse skal opbevares af regionen som dokumentation. Hvis der ud fra en konkret behovsvurdering er faglig begrundelse herfor, kan frekvensen sættes under den laveste værdi i frekvensintervallet, dog kan frekvensen kun komme under 1 for virksomheder, der i forvejen har en lavere frekvens i henhold til bilag 1. [Behovsvurderingen af den enkelte engrosvirksomhed med behandling, udarbejdet i henhold til vejledningens bilag 2, skal være nedskrevet og skal opbevares af regionen som dokumentation for behovsvurderingen.]
For engrosvirksomheder med behandling gælder det, at al relevant lovgivning skal kontrolleres i løbet af et år. Dog kan frekvensen på udvalgte områder sættes ned til en gang hvert andet år, såfremt erfaringerne med virksomheden tydeligt viser, at virksomheden har området under særlig god styring og yder en ekstraordinær egenindsats f.eks. ved at leve op til højere krav i egenkontrolprogrammet som følge af 3. parts certificering el. lign. I vurdering af muligheden for nedsat frekvens skal der lægges vægt på omfanget af risici for fødevaresikkerheden på de enkelte områder. For de virksomheder, der har en kontrolplan, skal kontrolfrekvenserne fremgå af kontrolplanen for virksomheden.
Fastsættelse af antal audit for den enkelte engrosvirksomhed med behandling - bilag 2
Det årlige antal af planlagte kontrolbesøg gennemført som audit for engrosvirksomheder med behandling herunder detailvirksomheder med engroskarakter, hvor der er behandling, skal for hver enkelt virksomhed fastsættes udfra de vejledende frekvenser i bilag 1 og en særlig behovsorienteret vurdering, som er beskrevet nærmere i vejledningens bilag 2.
I bilaget er indsat en række elementer, som skal indgå ved regionernes vurdering af kontrolbehovet for den enkelte virksomhed.
Behovsvurderingen i bilag 2 bygger på de samme principper, som gælder for behovsvurdering af kontrol i andre fødevarevirksomheder.
I bilag 2 er behovsvurderingen dog mere nuanceret og systematisk og kan derfor i højere grad end de generelle elementer tage hensyn til de særlige karakteristika, der gælder for flere engrosvirksomheder med behandling.
Regionen skal for hver enkelt engrosvirksomhed med behandling løbende foretage en behovsorienteret vurdering af kontrolbehovet på baggrund af elementerne i bilag 2. Det kan være nødvendigt at ændre antal planlagte audit på en virksomhed i løbet af året, hvis forholdene ændrer sig, f.eks. som følge af ejerskifte eller ved ændringer i virksomhedens produktion. Den konkrete behovsvurdering skal dokumenteres.
Der skal dog foretages mindst 1 årligt kontrolbesøg gennemført som audit i hver virksomhed. Dog skal virksomheder med en frekvens på under 1 kun have kontrolbesøg gennemført som audit svarende til frekvensen i bilag 1.
Vurderingen skal indgå i kontrolaktivitetsplanen (delregnskab 1) eller budgettet (delregnskab 2) for virksomheden i henhold til Afgiftsbekendtgørelsen. Virksomhederne skal som hidtil have tilsendt en kontrolaktivitetsplan, jf. Afgiftsbekendtgørelsen.
Kontrolplanlægning på slagterier og kødvirksomheder, bilag 3
I vejledningens bilag 3 er der retningslinier for, hvordan regionen skal udarbejde kontrolaktivitetsplan (som er oversigter over kontrolplanerne) og kontrolplaner for slagterier og kødvirksomheder, der har brancher nævnt i bilag 3.
Formålet med at udarbejde kontrolplaner og kontrolaktivitetsplaner (som er oversigter over kontrolplanerne) for kontrollen på den enkelte kødvirksomhed er at sikre, at kontrollen planlægges på et ensartet grundlag og på en behovsorienteret måde. Endvidere er det formålet at sikre, at alle regler kontrolleres på slagterier og kødvirksomheder i løbet af et år.
Tilsynsførendes tidsanvendelse og fakturering ved gebyrbelagt kontrol, bilag 4
I vejledningens bilag 4 er beskrevet et kodeks for tilsynsførendes tidsanvendelse og fakturering ved gebyrbelagt kontrol. Formålet er at sikre, at der opkræves gebyrer på et ensartet grundlag.
Kommentarer til branchevalg og til enkelte brancher i bilag 1
Hovedbranche - bibranche
Virksomhedernes hovedbranche vælges ud fra den produktion, der bedst karakteriserer virksomheden. Virksomhedernes øvrige produktioner karakteriseres med bibrancher. Hvis en engrosvirksomhed har afdelinger med og uden behandling bør hovedbranchen vælges som branchen for engros med behandling. De øvrige afdelinger kan om nødvendigt karakteriseres med bibrancher. Ved fastsættelse af antal planlagte audit for en virksomhed med både hoved- og bibranche skal der tages hensyn til de vejledende frekvenser for såvel hoved- som bibrancher. Normalt er det den højeste frekvens, der skal gælde.
Eksempel: Virksomheder med behandling af animalske fødevarer og en mindre produktion af vegetabilske fødevarer skal f.eks. have hovedbranchen mejeri (4-6) og bibranchen frugt og grøntsager, behandling (2-4) for juiceproduktionen. Under behovsvurderingen af virksomheden i henhold til bilag 2 vurderes virksomheden som helhed og der tages stilling til, om der er behov for 4-6 audits eller færre.
Eksempel: Hvis en virksomhed er sammensat med f.eks. slagteri (4-6) som hovedbranche og med kødopskæring (4-6), tarmvirksomhed (4-6) og kødproduktvirksomhed (6-8) som bibrancher, bør udgangspunktet være, at der som følge af aktiviteterne i slagteri, kødopskæring og tarmvirksomhed foretages 4-6 årlige audits, som dækker hele virksomheden, og op til 2 yderligere audits, som dækker kødproduktproduktionen, der har større kompleksitet og mere omfattende procedurebeskrivelser/egenkontrolforanstaltninger. Tidsforbruget og omfanget af de to ekstra audits skal ses i forhold til resten af produktionen i virksomheden og kan evt. inddrage andre afdelinger i den udstrækning, det har direkte betydning for kødproduktproduktionen. Under behovsvurderingen af virksomheden i henhold til bilag 2 vurderes virksomheden som helhed og der tages stilling til, om der er behov for 6-8 audits eller færre for så vidt angår kødproduktproduktionen.
 Bake- off i supermarkeder
Bake-off afdelinger i supermarkeder placeres normalt i branchen »Dagligvareforretninger, kolonialhandel« eller den kan placeres i den branche, den naturligt hører til som følge af afdelingens fysiske beliggenhed i supermarkedet.
Indførsel
Virksomheder, der indfører fødevarer fra EU og tredjelande, placeres under de relevante brancher.
Markeder og festivaler
Markeder og festivaler som f.eks. Hjallerup Marked betragtes som en virksomhed med branche 923300, »Markeder og festivaler«. På denne virksomhed kan regionen registrere kontrol med midlertidige og lejlighedsvise virksomheder, som ikke er registreret eller har anmeldte aktiviteter.
Sæsonvirksomheder
Sæsonvirksomheder har normalt ikke en selvstændig branche. De skal placeres i den relevante branche.
»Restauranter, cafeterier, kantiner mv.« i branche 553010, der højst har Ã¥bent 6 mÃ¥neder om Ã¥ret, skal dog registreres med branche 553010S og »Chokolade- og konfektureforretninger«, der højst har Ã¥bent 6 mÃ¥neder om Ã¥ret, skal dog registreres med branche 522420S. Â
Virksomheder, der er midlertidigt lukkede med henblik på ejerskifte
Lukkede virksomheder registreres som ophørte. Ved eventuel senere genåbning med ny ejer oprettes en ny virksomhed.
Virksomheder under etablering
Virksomheder under etablering, hvor branchen endnu ikke kan afgøres, kan placeres i branche 98A. Den endelige branche skal senest fastlægges, når virksomheden tages i brug.
Ikrafttræden
Vejledningen træder i kraft den 1. januar 2007.
Samtidig ophæves Auditfrekvensvejledningen 2006 vejledning nr. 9807 af 16. december 2005.
1) Bekendtgørelse om autorisation og registrering af fødevarevirksomheder samt egenkontrol (autorisationsbekendtgørelsen, nr. 771 af 6. juli 2006).
2) De nævnte bilag kan findes på Fødevarestyrelsens hjemmeside på adressen http://www.foedevarestyrelsen.dk/Kontrol/Hvor_tit_hvor_laenge/Hvor_tit/Kontrolfrekvens.htm
3) Forordning nr. 882/2004 af 29. april 2004 om offentlig kontrol med henblik på verifikation af, at foderstof- og fødevarelovgivningen samt dyresundheds- og dyrevelfærdsbestemmelserne overholdes.
4) Forordning nr. 854/2004 af 29. april 2004 om offentlig kontrol af animalske produkter til konsum.
5) Vejledning om fødevarehygiejne.(23. december 2005)
6) Bekendtgørelse om betaling for kontrol af fødevarer og levende dyr m.v.(nr. 681 af 22. juni 2006)