28-11-05 Justitsministeriet Administrationsafdelingen Dato:  8. november 2005 Dok.:   HLS40334 Budget- og Planlægningskon- toret - 1 - Udkast til tale til brug ved besvarelse af spørgsmål E om Erstatnings- nævnet i samråd i REU den 17. november 2005 Spørgsmål E: ”Ministeren bedes redegøre for sagsbehandlingstiden i Erstatningsnævnet”. Svar:

- 2 - 1. Vi må desværre konstatere, at den udvikling, der har været i Erstatningsnævnets sagsbehandlingstid i 2005, ikke har været tilfredsstillende. Jeg har den 14. oktober – ved besvarelsen af udvalgets spørgsmål nr. 258 – redegjort nærmere for, hvad denne udvikling skyldes. Udvalget blev samtidig orienteret om den handlingsplan, som Erstatningsnævnet sammen med Civilstyrelsen og Justitsministeriet har tilrettelagt for at opnå en varig nedbringelse af sagsbehandlingstiderne i nævnet. Jeg vil i ganske kortfattet form ridse situationen op og knytte nogle bemærkninger til de tiltag, der nu er blevet iværksat. 2. Sagsbehandlingstiden i Erstatningsnævnet steg støt i årene fra 1995 til 2002, selv om sagsantallet i denne pe- riode var meget konstant. Sammen med Justitsministeri- et lavede nævnet derfor i 2003 en plan for, hvordan ud-

- 3 - viklingen på daværende tidspunkt burde imødegås. I planen indgik bl.a., at der blev opstillet mål for sagsbe- handlingstiden samt foretaget en ændring af sagsforde- lingen og af nogle af de almindelige arbejdsgange i nævnet. Disse tiltag medførte et markant fald i sagsbehandlings- tiden, og antallet af ikke ekspederede sager faldt støt fra 2002 og frem til februar 2004 fra 1.168 sager til 393 sager. I marts 2004 tog nævnet som planlagt et nyt elektronisk sagsbehandlingssystem i brug. Nævnet var opmærksom på, at dette i en indkøringsfase kunne have en negativ virkning på den fortsatte nedbringelse af sagsbehand- lingstiden. Nævnet forventede derfor heller ikke at ville kunne reducere sagsbehandlingstiden i første halvår af 2004.

- 4 - Målet var imidlertid, at man ville kunne fortsætte arbej- det i 2. halvår af 2004 og dermed nå ned på 350 ikke ekspederede sager ved udgangen af 2004. Som jeg tidligere har orienteret udvalget om, lykkedes dette ikke. En række væsentligt mere betydelige indkø- ringsvanskeligheder end forudset i forbindelse med det nye edb-system betød, at der skete en midlertidig sags- ophobning i nævnet. Ved udgangen af 2004 var der der- for ikke 350, men i stedet 948 ikke ekspederede sager i nævnet. I marts 2005 var det Erstatningsnævnets vurdering, at edb-problemerne i al væsentlighed var løst, og at man derfor ville kunne genoptage arbejdet med at nedbringe sagsbehandlingstiden. For at opnå en hurtigere afvikling af den sagspukkel, der var opstået i 2004, blev nævnet midlertidigt tilført yder- ligere ressourcer til en personalemæssig styrkelse.

- 5 - Det var målet, at antallet af ikke ekspederede sager skul- le nedbringes løbende til 650 sager ved udgangen af 2005. 3. Udviklingen er imidlertid desværre gået i den mod- satte retning. Antallet af ikke ekspederede sager i næv- net var således den 1. september i stedet vokset til 1.460 sager. Der er flere grunde til denne udvikling. En af grundene er, at nævnet har haft flere sager til be- handling end tidligere. Tilgangen af nye sager lå således den 1. september godt 13 pct. højere end i 2004. I de allerseneste måneder har dette udlignet sig lidt, og den 1. november var den samlede stigning i sagsantallet på 7 pct. i forhold til samme tidspunkt sidste år.

- 6 - Det er vanskeligt at vurdere, om der er tale om varig stigning i sags-antallet, men den øgede sagstilgang i år har i sagens natur medvirket til den negative udvikling i nævnets sagsbehandlingstid. Endvidere har Erstatningsnævnets flytning til nye loka- ler i Civilstyrelsen af naturlige grunde betydet, at sags- behandlingen i en periode er blevet forstyrret. Selve omorganiseringen af de involverede institutioner har naturligvis også krævet en betydelig ledelsesmæssig fokus. Erstatningsnævnet har samtidig fået ny sekretariatschef, og alt i alt har der således været en længere periode i år, hvor nævnet har skullet komme på plads i nye lokaler, i en ny organisation og med en ny chef. Det må samtidig konstateres, at nævnets tidligere vurde- ring af, at edb-problemerne var løst, ikke helt har holdt

- 7 - stik. Systemet har således fortsat givet betydelige pro- blemer. Erstatningsnævnets edb-systemer vil imidlertid nu i den nye styrelse blive omlagt og tilpasset de øvrige systemer i styrelsen. Et nyt og fælles journalsystem for hele Civilstyrelsen skal således bl.a. gøre det muligt at centralisere journali- seringen af al indgående post i styrelsen, så man kan udnytte den fleksibilitet, den større administrative enhed giver. Det nye it-system vil samtidig danne grundlag for en ny, forbedret sagsbehandlingsstatistik for Erstatningsnæv- net. Sagsbehandlingsværktøjerne i nævnets edb-system vil i den forbindelse blive genanvendt på en bedre og mere effektiv måde, så den samlede it-understøttelse af Er-

- 8 - statningsnævnets sagsbehandling bliver tilrettelagt mest hensigtsmæssigt i lyset af de muligheder, som den nye organisering i Civilstyrelsen åbner op for. 4. Situationen er derfor i dag, at nævnet har en stor sagsbunke, der skal ekspederes. Samtidig vil nævnet et stykke tid endnu skulle arbejde med tilrettelæggelse og implementering af nye sagsgange og it-systemer i Civil- styrelsen. Som det fremgår af den handlingsplan, der er blevet sendt til udvalget den 14. oktober i år, er det derfor også besluttet at iværksætte en række initiativer på både kort og længere sigt. 5. På kort sigt drejer det sig først og fremmest om en betydelig personaletilførsel til Erstatningsnævnet for hurtigst muligt at få nedbragt sagsbunken og sagsbe- handlingstiden. Nævnets personale blev således allerede ultimo september måned forøget med ca. 50 pct.

- 9 - Nævnet er blevet tilbudt yderligere personale, men har vurderet, at der ikke aktuelt kan tilføres flere ressourcer, uden at muligheden for bl.a. oplæring vil blive vanske- liggjort i et sådant omfang, at det vil være til større ska- de end gavn for nævnets effektivitet. Målet med den massive ressourcetilførsel er i første omgang ganske enkelt at nedbringe antallet af ikke eks- pederede sager i nævnet mest muligt – hurtigst muligt. Jeg kan oplyse, at antallet af íkke ekspederede sager pr. 1. oktober var 1.523, men nu pr. 1. november er ned- bragt til 1.444. Nedbringelsen af sagspuklen vil natur- ligvis løbende gå hurtigere i takt med, at det nye perso- nale bliver indkørt og oplært. 6. På det længere sigt fastholdes en opnormering af per- sonalet i Erstatningsnævnets sekretariat indtil videre, så

- 10 - arbejdet med at nedbringe sagsbehandlingstiden kan fortsættes. Samtidig er det vigtigt, at der i nævnet nu kan afsættes de fornødne ressourcer bl.a. til arbejdet med test og implementering af det nye fælles journalsystem og til en nærmere undersøgelse og tilpasning af arbejdsgangene og de administrative rutiner i sekretariatet. På baggrund af dette arbejde laves der næste år en sam- let gennemgang og vurdering af sekretariatets virksom- hed, og i den forbindelse fastlægges de fremtidige ram- mer, herunder de ressourcemæssige rammer, for sekre- tariatets virksomhed i Civilstyrelsen. Vi vil på det tids- punkt samtidig have et bedre grundlag for at kunne vur- dere, om der er en varig stigning i antallet af erstat- ningsansøgninger til nævnet. 7. Målet med de samlede initiativer i handlingsplanen er at nedbringe antallet af ikke ekspederede sager i nævnet

- 11 - til under 450 sager ved udgangen af 2006. Det er endvi- dere målet at kunne opnå en yderligere nedbringelse af sagsbehandlingstiden i 2007 og at kunne sikre en fast- holdelse heraf på sigt. De konkrete mål for sagsbehandlingstiden i 2007 og frem vil blive fastsat på baggrund af de nyudviklede sagsbehandlingsværktøjer og statistikker, sådan at vi opnår den bedst mulige mål- og resultatstyring frem- over. 8. Erstatningsnævnet vil primo 2006 lave en afrapporte- ring om udviklingen i de iværksatte projekter og om sta- tus for de øvrige initiativer i handlingsplanen. Afrapporteringen vil blive tilsendt udvalget. Jeg forventer, at man allerede i den forbindelse vil kun- ne se en ganske betydelig effekt af de ressourcer, der er blevet tilført nævnet.

- 12 -