Justitsministeriet Lovafdelingen Kontor: Statsretskontoret Sagsnr.: 2005-792-0124 Dok.: LVM40094 Besvarelse af spørgsmål nr. 29 af 25. oktober 2005 fra Folkeeeetingets tingets Retsudvalg (REU alm. del ––– Spørgsmål 29). Spørgsmål: ”Ministrenes kommentarer udbedes til Teknologirådets rapport: Retssikkerhed og aktivt medborgerskab i digital forvaltning (REU alm. del – bilag 52).” Svar: 1. Teknologirådets rapport om ”Retssikkerhed og aktivt medborgerskab i digital forvaltning” har ifølge rapportens pkt. 1 til formål at behandle spørgsmålet om digital forvaltning ud fra borger- nes  synsvinkel  og  herunder  pege  på  løsninger,  der  sikrer  en  grundlæggende  retssikkerhed  for borgerne og styrker borgernes indsigt og aktive deltagelse i forhold til den offentlige forvaltning.   I rapportens pkt. 2 beskrives ”Projekt digital forvaltning” og mulige problemstillinger i forhold til databeskyttelse og god forvaltningsskik.   Pkt. 3 – ”Retssikkerhed og aktivt medborgerskab” – omhandler en styrkelse af borgernes rettig- heder og borgernes mulighed for indsigt som led i digital forvaltning. Der fremsættes under dette punkt tre overordnede anbefalinger om henholdsvis mere politisk lederskab i digital forvaltning, en  styrkelse  af  borgernes  indsigt,  handlemuligheder  og  selvbestemmelse  samt  en  systematisk vurdering af privatlivsbeskyttelsen.   De nævnte overordnede anbefalinger i pkt. 3 er udmøntet i en række mere konkrete anbefalinger i rapportens pkt. 4. 2. Rapportens pkt. 4 indeholder arbejdsgruppens anbefalinger opdelt i følgende 8 temaer: ”Sam- tykke”, ”Borgernes digitale rådgiver”, ”Formålsbestemthed og datakvalitet”, ”Videregivelse af persondata”, ”Indsigt i egne data”, ”ESDH – Elektronisk Sags- og Dokumenthåndtering”, ”Kla- ger og indsigelser” samt ”Borgerinddragelse og brugervenlighed”.

- 2 - En række af anbefalingerne i pkt. 4 omhandler spørgsmål, der hører under henholdsvis Ministe- riet for Videnskab, Teknologi og Udvikling, Kulturministeriet og Indenrigsministeriet. Til brug for besvarelsen af spørgsmålet har Justitsministeriet derfor indhentet vedlagte udtalelse af 16. november 2005 fra Ministeriet for Videnskab, Teknologi og Udvikling samt vedlagte udta- lelse af 10. november 2005 fra Kulturministeriet.   Med hensyn til anbefalingerne under pkt. 4.1 om ”BorgerServiceCentre” henvises til Indenrigs- og Sundhedsministeriets besvarelse den 14. november 2005 af det foreliggende spørgsmål nr. 29 fra Folketingets Retsudvalg. Om de anbefalinger i rapportens pkt. 4, der vedrører spørgsmål inden for Justitsministeriets om- råde, bemærkes herefter følgende:   22 2.1. Rapporten indeholder under pkt. 4.4 en anbefaling om, at det i situationer, hvor love eller regler fastlægger, at myndigheder kan indhente oplysninger til brug for sagsbehandlingen, skal være muligt for borgeren at få indsigt i de samme oplysninger, som myndigheden indhenter, på en sikker måde.   Hertil bemærkes, at der i den gældende lovgivning er en række regler, der giver borgerne ret til indsigt i bl.a. oplysninger, som en myndighed har indhentet til brug for sin sagsbehandling. Der kan således henvises til, at der i persondatalovens kapitel 9 er fastsat regler om ret til indsigt for en registreret – det vil sige en borger, om hvem der f.eks. ved hjælp af edb behandles person- oplysninger.  Det  følger  i  den  forbindelse  af  persondatalovens  §  31,  at  en  registreret  som  ud- gangspunkt har ret til indsigt i en række forhold vedrørende behandlingen af oplysninger om den pågældende, herunder hvilke oplysninger der behandles, behandlingens formål, kategorierne af modtagere af oplysningerne samt tilgængelig information om, hvorfra disse oplysninger stam- mer.   Der kan endvidere peges på, at den, som er part i en sag, hvori der er eller vil blive truffet afgø- relse af en forvaltningsmyndighed, kan forlange at blive gjort bekendt med sagens dokumenter efter de nærmere regler i forvaltningslovens kapitel 4. Også i andre sager er der mulighed for, at en borger kan få indsigt i oplysninger, som en myndighed har indhentet som led i sin sagsbe- handling. Det følger således af offentlighedslovens § 4, stk. 1, at enhver med de undtagelser, der er nævnt lovens §§ 7-14, kan forlange at blive gjort bekendt med dokumenter, der er indgået til eller oprettet af en forvaltningsmyndighed som led i en administrativ sagsbehandling i forbindel- se med dens virksomhed. Særligt med hensyn til personoplysninger er det i offentlighedsloven

- 3 - bestemt, at den, hvis personlige forhold er omtalt i et dokument, kan forlange at blive gjort be- kendt med oplysningerne efter de nærmere regler i lovens § 4, stk. 2.   22 2.2... I pkt. 4.5 indeholder rapporten 3 anbefalinger, der lægger op til, at lovgivningen skal ænd- res, således at borgerne får øget indsigt i bl.a. interne sagkyndige vurderinger og det, der i rap- porten betegnes som ”sagshistorik”.   Under pkt. 4.6 er endvidere medtaget en anbefaling, som må forstås således, at der lægges op til en udvidelse af de nuværende regler i offentlighedslovens § 6 om notatpligt, idet det anføres, at det ”skal klart fremgå af en sag, om persondata- og forvaltningsretlige krav er overholdt (…)”. Om disse anbefalinger skal Justitsministeriet henvise til, at regeringen i 2002 nedsatte en Offent- lighedskommission med Folketingets Ombudsmand Hans Gammeltoft-Hansen som formand. Offentlighedskommissionen har til opgave at fremkomme med forslag til en ny samlet offentlig- hedslov.  Formålet  skal  i  den  forbindelse  være  at  udbygge  offentlighedslovens  grundlæggende princip om åbenhed og demokratisk kontrol og tilpasse loven til nutidens forhold, herunder den øgede digitalisering. Offentlighedskommissionens arbejde skal omfatte alle spørgsmål med til- knytning til offentlighedsloven, som kommissionen finder relevante.   Offentlighedskommissionens drøftelser omfatter bl.a. de spørgsmål, som de nævnte anbefalinger vedrører,  og  Justitsministeriet  finder  derfor  ikke  på  nuværende  tidspunkt,  hvor  Offentligheds- kommissionen  ikke  har  færdiggjort  sit  arbejde,  anledning  til  at  udtale  sig  om,  hvorvidt  der  er grundlag for lovændringer af den karakter, som anbefalingerne lægger op til. 2.3...  Rapporten  indeholder  endvidere  under  pkt.  4.5  en  anbefaling  vedrørende  ”præmisser  for automatiserede afgørelser”. Det anføres i forbindelse med denne anbefaling, at der med en øget udbredelse af den digitale forvaltning bør gives persondatalovens § 39, stk. 3, et mere konkret indhold, så der sikres klarhed om de kriterier, en afgørelse bygger på. Denne klarhed skal opnås ved en lovændring.   I den anledning bemærkes følgende: Det følger af persondatalovens § 39, stk. 3, jf. stk. 1, at den registrerede som udgangspunkt har ret til hos den dataansvarlige snarest muligt og uden ugrundet ophold at få at vide, hvilke beslut- ningsregler der ligger bag en afgørelse, der har retsvirkninger for eller i øvrigt berører den på- gældende i væsentlig grad, og som alene er truffet på grundlag af elektronisk databehandling af oplysninger, der er bestemt til at vurdere bestemte personlige forhold.

- 4 - Denne ret til information indebærer, at den dataansvarlige skal oplyse den registrerede om, hvor- ledes det edb-system, som har været anvendt til behandlingen af oplysningerne, er nået frem til afgørelsen, jf. Kristian Korfits Nielsen og Henrik Waaben, Lov om behandling af personoplys- ninger med kommentarer, 1. udg. (2001), side 358 f. Justitsministeriet kan i tillæg til det ovenfor anførte henvise til, at der i forvaltningslovens kapitel 6 er fastsat regler om begrundelse af forvaltningsafgørelser. Disse regler gælder også for forvalt- ningsafgørelser, som alene er truffet på grundlag af elektronisk databehandling, jf. persondatalo- vens § 39. Efter  begrundelsesreglerne  skal  en  afgørelse,  når  den  meddeles  skriftligt,  være  ledsaget  af  en begrundelse, medmindre afgørelsen giver den pågældende part fuldt medhold, jf. forvaltningslo- vens § 22. Mundtlige afgørelser skal ligeledes begrundes skriftligt, hvis den, der har fået afgørel- sen  meddelt  mundtligt,  forlanger  det,  jf.  forvaltningslovens  §  23.  Dette  gælder  dog  ikke,  hvis afgørelsen fuldt ud giver den pågældende part medhold Det er endvidere fastsat i forvaltningslovens § 24, at begrundelsen for en afgørelse, ud over en henvisning til de retsregler, i henhold til hvilke afgørelsen er truffet, også – i det omfang afgørel- sen beror på et administrativt skøn – skal indeholde en angivelse af de hovedhensyn, der har væ- ret bestemmende for skønsudøvelsen. Begrundelsen skal herudover i nødvendigt omfang inde- holde en kort redegørelse for de faktiske omstændigheder, som er tillagt væsentlig betydning for afgørelsen. Som det fremgår, er der allerede i dag i lovgivningen regler, der sikrer borgerne en begrundelse for en forvaltningsafgørelse, som alene er truffet på grundlag af elektronisk databehandling, og som ikke giver den pågældende part fuldt medhold.   22 2...4. I rapportens pkt. 4.6 er der under overskriften ”Åbenhed om myndighedens praksis” en ræk- ke  anbefalinger  om  en  øget  adgang  for  borgerne  til  det,  som  betegnes  ”paradigmesager”.  Det fremgår bl.a., at en sådan øget adgang er vigtig for at styrke borgernes indsigt, handlemuligheder og selvbestemmelse. Justitsministeriet kan i den forbindelse henvise til, at retten til aktindsigt efter offentlighedsloven omfatter  en  myndigheds  interne  arbejdsdokumenter,  som  foreligger  i  endelig  form,  når  doku- menterne indeholder generelle retningslinier for behandlingen af bestemte sagstyper, jf. lovens § 8, nr. 4. Der sigtes hermed til såkaldte skuffecirkulærer. Der kan endvidere peges på, at lovgivningen ikke er til hinder for, at myndigheder – inden for rammerne af tavshedspligtsreglerne og persondatalovens regler – af egen drift offentliggør op-

- 5 - lysninger om den praksis, som myndigheden følger ved behandlingen af visse kategorier af sa- ger. Der henvises i øvrigt til det ovenfor under pkt. 2.2. anførte om Offentlighedskommissionens ar- bejde. 2.5. Under overskriften ”Kontrol af brugere” anbefales det i pkt. 4.6 bl.a., at information til bor- gerne om efterfølgende kontrol ikke bør gives som en generel standardbemærkning, men ud fra en  specifik  angivelse  af,  hvilke  oplysninger  der  indhentes,  og  hvilke  registersamkøringer  der gennemføres.   Justitsministeriet skal herom henvise til, at der i persondatalovens kapitel 8 er fastsat nærmere regler om myndigheders oplysningspligt ved indsamling af oplysninger hos henholdsvis den re- gistrerede selv og andre end den registrerede, jf. persondatalovens §§ 28 - 30.   Formålet med de nævnte regler er bl.a. at sikre, at der skabes større gennemsigtighed og overblik vedrørende personregistreringer. Reglerne pålægger den dataansvarlige en pligt til af egen drift at give den registrerede meddelelse om en række forhold ved indsamling af oplysninger om den pågældende.  Dette  omfatter  bl.a.  oplysning  om  den  dataansvarliges  og  dennes  repræsentants identitet,  formålene  med  behandlingen  og  alle  yderligere  oplysninger,  der  under  hensyn  til  de særlige omstændigheder, hvorunder oplysningerne er indsamlet, er nødvendige for, at den regi- strerede kan varetage sine interesser.   22 2...6. Rapportens pkt. 4.7 indeholder en anbefaling om, at det som led i den digitale forvaltning skal være muligt og nemt for borgerne at bruge teknologien til bl.a. at udnytte reglerne om kla- geadgang. Justitsministeriet kan i den forbindelse oplyse, at der ved lov nr. 215 af 22. april 2002 blev gen- nemført en ændring af forvaltningsloven, som havde til formål at fremme og lette mulighederne for,  at  borgerne  kan  benytte  informationsteknologien  ved  kommunikation  med  den  offentlige forvaltning. Ved ændringen blev der indsat en ny bestemmelse i forvaltningsloven, der gav den enkelte mini- ster hjemmel til at fastsætte regler om ret til at anvende digital kommunikation ved henvendelser til den offentlige forvaltning og om de nærmere vilkår herfor, herunder fravige formkrav i lov- givningen, der hindrer anvendelsen af digital kommunikation, jf. forvaltningslovens § 32 a.  

- 6 - Bestemmelsen i § 32 a giver således bl.a. hjemmel til ved bekendtgørelse at fravige regler i lov- givningen, hvor der stilles krav om, at borgerne i forbindelse med f.eks. klager over afgørelser skal anvende papirdokumenter ved henvendelse til en offentlig myndighed.