Net Telefon Telefax Journalnr. Vasbygade 10 8234 0000 823 45200 /eaa 2450 København SV Direkte [email protected] Notat 8234 3799 www.banedanmark.dk Side 1(4) Notat 12.01. 2006 Banedanmarks tekniske driftsorganisation - Jernbane & Areal Formålet med dette notat er at orientere om baggrunden for og status på organiseri  n- gen  af  Banedanmarks  tekniske  driftsansvar,  som  varetages  af  området   Jernbane  & Areal. Baggrund for organisering af driftsansvaret Organiseringen af det tekniske driftsansvar i Jernbane & Areal blev styrket som led i en række organisationsændringer i Banedanmark, der blev effektueret pr. 1. september 2004. I den forbindelse blev det tydeliggjort, at Jernbane & Areal har ansvaret for den tekniske  drift  herunder  sikkerhed  og  regularitet,  ansvaret  for  tilstandsvurdering  og dokumentation,  opbygning  af  Asset  Management  og  Banedanmarks  aktivitetsplan- lægning. Efter Tommerup ulykken i februar 2004, hvor et Intercity tog blev afsporet på grund af  skinnebrud,  nedsatte  Banedanmark  en  Task  Force  med  henblik  på  at  gennemgå processer, ansvarsfordeling og organisering internt i Banedanmark i forbindelse med inspektion,  vedligehold  og  fejlretning.  Denne  Task  Force’s  granskning  og  efterfø l- gende  anbefalinger  er  væsentlige  grundpiller  ,  for  den  styrkelse  af  driftsansvaret  der blev effektueret i september måned , og for den organisering, ledelse, styring og udvik- ling Jernbane & Areal bygger videre på i dag. Derudover  initierede  ledelsen  i  Jernbane  &  Areal  i  perioden  november  –  dece   mber 2004 e n analyse af Jernbane & Areals organisation med det formål   at klarlægge   om- rådets  behov for fremtidig bemanding og organisering. Formålet er at  sikre, at Jernba- ne  &  Areal  udvikles  til  at  kunne  håndtere   en  fremtid,  hvor  Entreprise  er  udskilt  og hvor et stigende antal forskellige entreprenører  skærper krav  ene til de kontraktmæss  i- ge relationer. Endvidere skal Jernbane & Areal fortsat øge sin professionalisme som ejer  og  forvalter  af  infrastrukturen  og  dermed  kunne  leve  op  til  sit  sikkerheds-  og driftsansvar på en omkostningse ffektiv måde. Analysen, som blev gennemført med hjælp af konsulenter fra Atkins A/S   , afstedkom en række anbefalinger  , som tilsvarende er væsentlige  grundpiller for d  en nuværende organisering, ledelse, styring og udvikling af Jernbane & Areal. De to sæt anbefalinger er gengivet   i redigeret form sidst i notatet ⁱ. Efterfølgende blev   det besluttet pr. 1. juli 2005 at flytte ansvaret for vedligehold fra området P rojekter (nu Anlæg & Fornyelse)   til Jernbane & Areal - i alt 11 medarbejde- re, således at der blev et s ammenfald mellem ansvaret for den tekniske drift og vedli- gehold. Endelig at flytte de to kørestrømsstyringsenheder OC og KC fra Drift   - i alt 23 medarbejdere til en samlet enhed OCK (Overvågningscenter Kørestrøm)    i Jernbane & Areal under sektionen Strøm .

Side 2(4) Status for området  Jernbane & Areal Jernbane & Areal er Banedanmarks bygherre og varetager Banedanmarks Asset Ma- nagement, som handler om at maksimere infrastrukturens funktionalitet og sikkerhed for lavest mulige omkostninger. Mission Områdets mission er at: ”Jernbane & Areal ejer og passer på banen, så togene kan køre sikkert og til tiden.” Området er organis eret som illustreret i følgende figur: Værdikæde Nedenstående  værdikæde giver overblik over de hoved- og støtt eprocesser i Jernbane & Areal, der skaber værdi for Jernbane & Areals interessenter og realiserer Baneda  n- marks SER-mål: Udførelse vedligehold Ibrugtagning Modtagelse 1 og 5 års gennemgang Udførelse Fornyelse Interessent- håndtering Tilsyn/ kontrol af entreprenør Fejlretning Indmelding Af behov Overvågning Inspektion Tilstands- vurdering Systemdokumentation og Asset Management Planlægning og prioritering Udvikling Normer    

Side 3(4) I hver procesboks arbejdes der pt. på at færdiggøre de procedurer , som på teamniveau nærmere redegør for   , hvordan ansvaret løftes. Opsummering Styrkelsen  af  området ,  anbefalingerne  i  de  to  omtalte  rapporter  og  de  efterfølgende organisationsændringer har  betydet  følgende   for  udviklingen  af  Jernbane  &  Areal siden 1. september 2004: At området  p.t. omfatter 192 medarbejdere. At området  er organiseret i 4 sektioner med hver sin sektionschef. At der i de 4 faglige sektioner er indført et  lederniveau med reference til sek- tionscheferne – teamleder   e – for at styrke fagligheden og sikre    den daglige le- delse. At der er ansat en vedligeholdelseschef på linie med sekt ionscheferne, der har ansvaret  for at optimere  styringen af den nuværende og fremtidige kontrak  t- portefølje på vedlig  eholdelsesområdet. At der på  grundlag af vurderet bemandingsbehov systematisk er rekrutteret de nødvendige medarbejderkompetencer og  -ressourcer. Grundet ansættelsesstop samt  hensyn  til behovet  for at  finde  besparelser på konto 01  er status pt., at området  mangler at ansætte    i alt 21  medarbejdere for at  opnå en effekti v og velfungerende organisation jf. anbefalingerne i KOP-rapporten. At området har udviklet cockpits ned på teamniveau og forventer at anvende  l- se af dette styringsredskab styrkes i 2006. At  området   har  udviklet  113  flowdiagrammer,  som  nu  danner  grundlag  for færdiggørelsen og den fortsatte udvikling af områdets procedurer , som delre- sultat af projektet ” Styr på b anen”.  Projektet, der involverer alle medarbejdere i  området ,  hviler  på  LEAN  principper,  som  fokuserer  på  væ rdiskabelse  og struktur,  minimerer  fejl,  stress,  spild  og  brandslukning,  og  dermed  øger  a r- bejdsglæde  , effektivitet og kundetilfredshed. At området løbende tydeliggør og styrker det sikkerhed   smæssige ansvar bl.a. ved  udviklingen  af  dokumenterede  procedurer,  men  også  ved  udvikling  af funktions-  og  stillingsbeskrivelser,  der  tydeliggør det sikkerhedsmæssige a   n- svar, samt fortsat opfølgning på afvigelser og observationer  , som led i jernba- nesikkerhedsaudits. i Task Force, som Banedanmark nedsatte som opfølgning på Tommerup ulykken, afrapporter  e- de en række anbefalinger, der blev sammenfattet til følgende 6 punkter her i forkortet og red   i- geret form:

Side 4(4) 1. At Banedanmark fokuserer på at udarbejd e manglende procesbeskrivelser samtidig med at der  fokuseres  på  at  forenkle  processerne  og  styrke  klarhed  over  ansvar  og  bef ø jelser  for drift og vedligehold. 2. At Banedanmark systematiserer kommunikationen mellem organisatoriske enheder, således at overdragelsen af opgaver mellem organisatoriske enheder er entydig. 3. At Banedanmark placere det sikkerhedsmæssige ansvar entydigt og gør det spor   - og audi- terbart. 4. At Banedanmark arbejder med at synliggøre målsætninger og succeskriterier for den enke l- te organisatoriske enhed og medarbejder. 5. At fagtilsynet ændres til en mere ren rolle som tilstandsvurderer. 6. At Banedanmark fortsætter implementeringen af asset management til også at dække pla n- lægningsprocessen, vedligeholdelseskontrakterne, driftsdelen mv. samt at udnyt  te mulighe- derne i flerårig planlægning af drift & vedligehold. Atkins  A/S  afrapporterede  i  januar  2005  følgende  anbefalinger  i  deres  analyse  af  Jernbane  & Areals Kompetencer, Organisation og Processer (KOP –  rapporten ): 1. At der opstilles klare mål for J ernbane & Areal jf. udvikling af cockpits og 4D. 2. At  grænsefladen  mellem  Projekter  (nu  Anlæg  &  Fornyelse)  bør  defin eres  og  struktureres bedre. Et forslag kunne være at overdrage kontraktansvaret for gennemførelse af vedlig   e- holdelsen fra Projekter til Jernbane & Areal, som kunne have følgende 3 fordele: a.Vedligeholdelsesansvaret bliver entydigt defineret. b..Det økonomiske ansvar og incitament til effektivisering stiltag bliver styrket i Jernbane & Areal og derved i Banedanmark som helhed. c. Prioriteringen mellem fornyelses- og vedligeholdelsesaktiviteter bliver lø ftet op og mere formaliseret idet prioriteringen er nødt til at blive foretaget gennem en dialog mellem Projekter (fornyelse) og Jernbane & Areal (Vedligehold). 3. Processen internt i Jernbane & Areal omkring kontrol (tilsyn) på entreprenø  rleverancer og tilstandsinspektion  bør  opgraderes  betydeligt.  P.t.  findes  eksempler  på,  at  entreprenøren både specificere og udfører a  rbejdet efterfølgende, hvilket betyder at den kontraktuelle og kommercielle styring af entreprenøren ikke er optimal. Det er kritisk for Jernbane & Areal at have tilstrækkeligt in  -house kompetence til at foretage såvel tilsyn som tilstandsinspe k- tioner. 4. For  at  Jernbane  &  Areal  kan  opfylde  sin  rolle  effektivt  anbefales  det  at  den  nuværen  de medarbejderstab på 105 personer gradvist opgraders til cirka 160. Det umiddelbare in dtryk er, at der er et effektiviseringspotentiale som Jernbane & Areal bør arbejde intensivt på at realisere. Realiseringen vil bestå af en kombination af ændrede forret   ningsprocesser, opda- tering af normsæt og anvendelse af ny teknologi.