1 Statens Arkiver 14. nov. 2005 Redegørelse om bevaring og kassation af offentlige arkivalier og om Statens Arkivers virke i forbindelse hermed Kassation er bevaringens forudsætning. Enhver civiliseret stat bevarer doku  - mentation for samfundets udvikling. Forvaltningens produktion af arkivalier er så overvældende i omfang, at politisk tilslutning til bevaring forudsætter kassa - tioner. For at relevante dokumenter kan indgå i den arkivalske kulturarv, må mindre relevante dokumenter kasseres. Kassation er destruktion af arkivalier. Kassationer har betydning for forsk- ningsmulighederne i fremtiden. I Danmark er bemyndigelsen efter lovgiv- ningen til fastsættelse af kassationsbestemmelser delegeret til rigsarkivaren. Det er sket for at sikre, at afgørelse r træffes på et fagligt grundlag. Inden for givne rammer har rigsarkivaren draget størst mulig omsorg for, at beslutnings - grundlag er forberedt omhyggeligt og grundigt. Hvordan fremgår af denne redegørelse. Lovgivningen Ifølge arkivlovens § 4, nr.1 og  2, har Statens Arkiver til formål ”at sikre bevaringen af arkivalier, der har historisk værdi eller tjener til dokumentation   af forhold af væsentlig administrativ eller retlig betydning for borgere og myndigheder” og ”at sikre muligheden for kassation af   ikke-bevaringsværdige offentlige arkivalier i samarbejde med de myndigheder, der er omfattet af denne lov”. Kassation sker af økonomiske grunde. I bemærkningerne til den tilsvarende bestemmelse i den arkivlov, som blev vedtaget i 1992, hedder det:  ”Alle rede af ressourcemæssige grunde er det klart, at kun en mindre del af de offentlige myndigheders arkivalier kan bevares. Kassation foretages således af økono  - miske hensyn, ikke af forskningsmæssige. Der skal kasseres indtil grænsen for, hvad der er forsvarligt under hensyn til de formål, der søges opnået ved beva   - ring af arkivalier, og under anvendelse af metoder, der omkostningsmæssigt står i rimeligt forhold til den opnåede pladsgevinst. Kassationsprocessen er med andre ord en imødekommelse af samfunde ts berettigede krav om økono - misering med de ressourcer, der skal anvendes i forbindelse med bevaring.” Disse bemærkninger er udmøntet i arkivbekendtgørelsen (nr. 591 af 26. juni 2003). I § 4 hedder det her: ”Bevaring og kassation af offentlige arkivalie r skal gennemføres således, at det sikres, 1)   at der sker bevaring af dokumentation for beskrivelse af det danske samfund og dets udvikling og af forhold af væsentlig administrativ eller retlig betydning for borgere og myndigheder, og

2 2)   at kassation kan gennemføres systematisk og effektivt, således at de ressourcer, der anvendes i forbindelse med bevaring, udnyttes mest hensigts- mæssigt.” I henhold til arkivlovens §10, stk. 3 kan kulturministeren bemyndige rigsarki- varen til at foretage den mere detaljerede regelfastsættelse om bevaring og kassation af offentlige arkivalier. Delegationen har fundet sted ved arkiv- bekendtgørelsens § 5. Det er således alene rigsarkivaren, der kan udstede bemyndigelser om kassation, og uden sådanne be myndigelser må offentlige arkivalier ikke kasseres. Det nærmere tidspunkt for hvornår kassation må finde sted, afgøres derimod ikke af rigsarkivaren. Så længe der er brug for den på gældende dokumentation i forvaltningen, må myndighederne ikke foretage kassation. Dette gælder også, når der foreligger gyldig kassationsbemyndigelse. Fastsættelse af tidspunktet for kassation af arkivalier, som ikke skal bevares, foretages således af myndig - hederne selv. Udfordringen Arkivproduktionen voksede i perioden 1965 - 1995 betragteligt. I begyndelsen af 1970’erne beregnede Statens Arkiver, at den årlige arkivalie - produktion i den offentlige sektor udgjorde ca. 50 hyldekilometer. Senere beregninger viste, at produktionen i midten af 1980’erne var mere end for- doblet til over 100 hyldekilometer pr. år .  Stigningen fortsatte, således var produktionen i 1995 steget til ca. 180 hyldekilometer om året. I 1995 opbevaredes der ca. 1.000 hyldekilomenter arkivalier i den offentlige sektor, fordelt med ca. 440 hyldekilometer hos statslige myndigheder og 560 hyldekilometer hos kommuner og amtskommuner. De 1.000 hyldekilometer, der udgjorde den offentlige forvaltnings arkivalier i 1995, svarende til arkivproduktion i perioden 1965-1995 på i alt 2.300 hylde - kilometer. Ca. 1.300 hyldekilometer var kasseret løbende efter generelle kassa - tionsbestemmelser. En meget stor andel kasseres igen før aflevering efter specielle bevarings- og kassationsbestemmelser for det enkelte forvaltnings- område. Til sammenligning med mængden af arkivalier fra den 30  -årige perio de 1965- 1995 kan det oplyses, at Statens Arkivers samlinger i dag består af i alt ca. 345 hyldekilometer arkivalier, som går tilbage til begyndelsen af middelalderen. Denne voldsomt stigende arkivproduktion skyldes en voksende offentlig sektor, men også d en teknologiske udvikling i form af kopimaskiner, elektriske skrivemaskiner og elektronisk databehandling, som medførte, at den enkelte medarbejder producerede flere dokumenter end tidligere, fx i form af foto- kopier og flere udkast til breve. Der er derfor gode grunde for at antage, at

3 tilvæksten af bevaringsværdige arkivalier er relativt mindre end stigningen i arkivproduktionen. Hovedopgaven Der er ingen tvivl om, at kyndige iagttagere undervejs havde kunnet konstatere den voldsomme vækst. Indtrykket   herfra var baggrunden for, at Kulturmini- steriet i bemærkningerne til lovforslaget til den første danske arkivlov 1992 anførte:  ”  Formålet med lovforslaget er at under strege de offentlige arkivers rolle ved udformningen og gennemførelsen af en overordnet  bevarings- og kassationspolitik vedrørende offentlige arkivalier.”   Statens Arkiver fik altså til opgave at udforme en overordnet bevarings - og kassationspolitik, da loven var vedtaget. I løbet af de næste fire år blev der foretaget grundlæggende undersø   gelser og overvejelser. Det var ganske vist muligt at gribe tilbage til metodikker, der var udviklet i 1970’erne, men på det organisatoriske og praktiske plan måtte der skabes nye tilgange. Skabelsen af grundlaget for en overordnet bevarings- og kassationspolitik foregik sideløbende med, at Statens Arkiver under direkte pres fra berørte myndigheder forberedte udstedelse af konkrete bevarings- og kassations- bemyndigelser. Det var tilfældet for politiet, for hospita  lerne og for primær  - kommunerne. Forudsæ  tningen for en overordnet bevarings- og kassationspolitik var en så grundig opmåling som muligt af myndighedernes arkivalier. Der blev derfor i 1995 gennemført en omfattende spørgeskema  undersøgelse, der  havde til formål at danne grundlag for planlægning   af Statens Arkivers aktiviteter over for de statslige myndigheder.   Omfanget af afleveringsefterslæbet og af den offentlige arkiv  produktion stod nu klart. Samtidig var det åbenbart, at der manglede dæk   kende og tidssvarende bestemmelser om bevaring og kassation af de statslige og kommunale arki- valier. Sådan tegnede situationen sig tydeligt efter gennemførelsen af spørge   - skemaundersøgelsen . Resultatet blev en aftale med Kulturministeriet om en 10 - årig aktivitets plan for perioden 1997-2006. I planen blev der indsat det strategiske mål, at der inden udgangen af 2006 skulle være truffet afgørelser om bevaring og kassation af alle statslige arkivalier, og at alle statslige arkivalier skulle være afleveret, in  - den de blev 30 år gamle, jf. arkivloven. Siden januar 1997 har Statens Arkiver planmæssigt arbejdet sig frem mod opfyldelse af dette strategiske mål. I de første år måtte hoved vægten naturligt lægges på udarbejdelse af bevarings   - og kassationsbestemmelser. Hele den statslige sektor blev således  med få undtagel ser dækket af bevarings  - og kassa- tionsbestemmelser. Alle disse bestemmelser er udformet efter en koordineret vurdering af papirarkivalier og elektroniske arkivalier, ligesom der er foretaget en sammenhængende vurdering af arkivalierne hos   forskellige myndigheder.

4 Det stod meget hurtigt klart, at en væsentlig omfangsreduktion kunne opnås ved at udstede en bekendtgørelse, som tillader, at myndighe derne løbende kasserer arkivalier, der typisk ikke er bevaringsværdige. I henhold hertil kas  - seres bl.a. regnskabsmateriale, arkivalier om bygningsdrift og kontorhold, m.v., orienteringsmateriale og kopier, ind- og uddata til elektroniske systemer, samt hovedparten af personalesagerne. Effekterne af disse standardkassationer varie- rer fra myndighed til myndighed, men kan være meget omfattende. Videre skal arkivalier, som afleveres til Statens Arkiver, ”renses” for  plastik  omslag, papir- clips og ekstrakopier. Som led i forberedelsen af den overordnede bevarings- og kassationspolitik blev der udformet vejledende kassationsprocenter for de enkelte typer af myn- digheder. Det skete på grundlag af en kollektiv vurdering blandt arkivarerne efter bedste skøn. Disse vejledende kassations procenter tjente kun som nød - vendige sigtelinier ved de følg ende bevarings- og kassationsprojekter, men blev ikke fastlagt som bindende mål. Bestemmelserne blev således udformet på grundlag af konkret analyse og vurdering af de respektive arkivalier. På det statslige område var de første koordinerede bevarings   - og kassations- bestemmelser blevet udstedt i 1994. De gjaldt for politikredsenes arkivalier. Herefter blev der i årene 1997  - 2001 foretaget tilsvarende systematisk analyse af arkivalier fra myndighedstyper og styrelsesområder, myndigheder inden for samme samfundssektor samt enkeltstående myndigheder. Resultatet var udste - delse af bevarings- og kassationsbestemmelser for domstolene, undervisnings- sektoren, den sociale sektor, told- og skatteområdet, Arbejdsmarkedsstyrelsens område, Arbejdstilsynets område,   Folkekirken –   for blot at nævne nogle store centrale områder. Statens Arkiver gennemfører en konsekvent bevaringsvurdering af arkivalier, inden de afleveres. Hovedparten af de statslige arkivalier og alle kommunale arkivalier er omfattet af bestemmelser om bevaring og kassation, der ikke alene gælder for de arkivalier, som eksisterer nu, men også for de arkivalier, som skabes i de kommende år. I forbindelse med aflevering af arkivalier til Statens Arkiver sker der en vurdering af de arkivalier, som ikke måtte være omfattet af disse bestemmelser. I de senere år er vægten i stigende grad lagt på at sikre afleveringer. Som situa - tionen tegner sig medio 2005, er der god udsigt til, at Statens Arkiver opfylder det strategiske mål i planen, der blev aftalt med  Kulturministeriet i 1996. Det ser således ud til, at den overordnede bevarings - og kassationspolitik ikke bare er formuleret, men også vil blive gennemført. Sideløbende aktiviteter Efter flere års forberedelse blev der i 1996  udstedt nye bevarings- og kassa- tionsbestemmelser for primærkommunernes arkivalier og for sygehusenes patientjournaler til afløsning af ældre bestemmelser, der som følge bl.a. af de voksende arkivmængder og den teknologiske udvikling ikke længere forekom

5 hensigtsmæssige. Dette skete   efter direkte pres fra kommunerne og syge- husene. Disse bestemmelser er blevet revideret i henholdsvis 2003 og 2004, men ikke ændret væsent ligt. Spørgsmålet om bevaring og kassation af sygehusenes patient  journaler havde verseret i mere end 30 år, før d  er i 1996 blev truffet bestemmelse om bevaring af patientjournaler fra tiden efter 1950 om personer, født den første i en måned, suppleret med bevaring af udskrivningsbreve (epikriser) for samtlige patienter. Bestemmelserne blev udformet under hensyn til, at der for tiden efter 1976 kan gennemføres en mere hensigts mæssig bevaring af oplysninger, som er tilgået det elektroniske landspatientregister, som føres af Sundheds styrelsen. Bevarings- og kassationsbestemmelserne for sygehusenes patientjournaler blev drøftet indgående med sundhedsmyndighederne og den medicinske forskning. Som resultat af fremtrædende epidemiologers argumenter blev det besluttet, at bevaringen skulle omfatte alle udskrivningsbreve. På den anden side blev der af de pågældende fo   rskere udtrykt forståelse for, at en mere omfattende beva - ring af selve journalmaterialet næppe kunne gennemføres. Som det hedder i et af indlæggene: ”Der skal imidlertid træffes en beslutning, og man skal ikke gø - re de forskningsmæssige problemer større   , end de er. Hvis ikke arkiveringen ledsages af en let, hurtig og billig adgang til data, så vil trækket på gamle jour - naler blive uhyre beskedent.” Bevarings- og kassationsbestemmelserne for arkivalier fra kommunerne blev fastsat efter forhandling med de kommunale parter, som navnlig lagde vægt på udformningen af bestemmelser, som kan implementeres uden et uforholds- mæssigt stort ressourceforbrug. De anvendte bevarings- og kassationskriterier svarer ret nøje til dem, der gæl   - der for statslige arkivalier. Dog er tale om en vis merbevaring med henblik på en mere omfattende dokumentation af forhold, som vedrører  lokalsamfundene. For så vidt angår bevaringen af elek  troniske arkivalier er der på den ene side taget hensyn til, at mange informationer indrapporteres til statslige styrelser og Danmarks Statistik, på den anden side, at kommunerne varetager hovedparten af den borgerorienterede service. Ved udformningen af bevaringsbestemmelserne for kommunernes sociale sager blev der foretaget særskilt unders  øgelse af muligheden for at totalbevare typer af sager, som dokumenterer særligt indgriben  de foranstaltninger. Det viste sig imidlertid yderst vanskeligt i praksis at udskille sager efter kvalitative kriterier, og bevaringen måtte derfor som hovedregel  b aseres på fødselsdato. Dog beva  - res alle sager om børn og unges anbringelse uden for hjemmet, om kommu ner- nes foranstaltninger i henhold til integrationsloven samt sager, der efter kom- munens egen vurdering er af særlig eller principielt karakter. Udformningen af bestemmelserne blev drøftet indgående også med repræsen - tanter for stadsarkiverne og for den sociale og økonomiske forskning. Et resul - tat af disse drøftelser blev, at kommunerne selv kan beslutte sig for en beva -

6 ring, der omfatter mere end angivet i de bestemmelser, som rigsarkivaren udsteder, og at bevaringen af selvangivelser blev udvidet og omlagt. Procedurer Et udadtil mindre synligt, men ikke desto mindre meget vigtigt, element i den overordnede bevarings- og kassationspolitik udgjorde et omfattende sæt af pro  - cedurer for vurdering af arkivalierne. Procedurerne blev ind gående drøftet med medarbejderne og fastlagt i detaljerede nedskrifter, så det er muligt at kon trol- lere undersøgelserne og let for nye medarbejdere at træde ind    og udfylde en rolle i staben. Der er således meget faste retningslinjer for, hvordan opgaverne skal løses. Bevarings- og kassationsbehandlingen udføres af videnskabeligt uddannede arkivarer. Arkivarernes faglige baggrund og forskningsmiljøet i Statens  Arki- ver bidrager til at sikre, at bevarings- og kassationsvurderinger foretages i be- vidsthed om de forskningsmuligheder, som arkivalierne til enhver tid kan rum- me. Til denne historiefaglige ballast hører også en træning i at vurdere, hvad der kan have formet den epoke, der skal udarbejdes bevarings- og kassations- bestemmelser for, og som der bør bevares materiale om til fremtidig forskning – uanset metodik eller historiesyn. Arkivarerne er naturligvis hver især påvirket af den tid, vi lever i, og    af de for tiden fremherskende forskningsparadigmer. Betydningen af sådanne subjektive præferencer begrænses imidlertid gennem kolle gial debat og gennem faste pro- cedurer for bevarings- og kassationsbehandling. Procedurerne sikrer, at der bliver gennemført omhyggelige udred ninger som grundlag for beslutningerne. For hele samfundssektorer – som fx undervis   - ningssektoren – kan der blive tale om meget omfattende udredninger.    I disse tilfælde udføres bevarings   - og kassationsvurderingen i projektform, dvs. med deltagelse af flere arkivarer. For de større sektorvise udredninger gælder, at der indledningsvis træffes aftale med de arkivansvarlige myndigheder om en tids- og aktivitetsplan og om for- deling af arbejdsopgaver. Det indebærer i første omgang, a   t myndighederne til- vejebringer oplysninger om arkivskabere og om arkivaliernes tilblivelse, ind- hold og struktur, for elektroniske arkivaliers vedkommende en udførlig system - beskrivelse. Statens Arkiver efterprøver disse oplysninger og udfører supplere  nde under- søgelser og analyser af arkivalierne. Det sker ved drøftelse med myndighederne og indebærer som regel en besigtigelse af arkivali  erne, ofte ad flere omgange. Ved analysen af arkivalierne inddrages de oplysninger, Statens Arkiver alle- rede har om opgaver og arkivdannelse hos den pågældende og beslægtede myndigheder, oplysninger i rapporter og betænkninger samt i relevant lov  giv- ning. Videre foretages vurderinger af  arkivoplysningernes dækningsgrad og gyldighed samt deres eventuelle sammenhæ  ng med informationer i andre arkivsystemer hos myndigheden selv og hos andre myndigheder.

7 Der foretages vurderinger af myndighedernes opgaver, og således om arkiva - lierne dokumenterer centrale eller perifere opgaver for den påg ældende myn  - dighed. Endvidere af myndighedens kompetence, og så ledes om myndigheden har kompetence til at træffe afgørelser, eller om kompetencen ligger hos andre myndigheder. Endelig vurderes det for arkivalierne selv, hvad de rummer af oplysninger, om disse oplysninger helt eller delvis kan genfindes i andre myn- digheders arkivalier, hvorledes de er struktureret, og om en effektiv informa- tionssøgning er mulig. Procedurerne sikrer også, at bevarings - og kassationsbehandlingen afsætter en række redegørelser, som er grundla   g for beslutning om bevaring og kassation. Redegørelserne har imidlertid også en anden vigtig funktion, nemlig som grundlag for registreringen af de arkivalier, der bevares og afleveres til Statens Arkiver, med henblik på anvendelse af arkivernes benytte re. Endelig sikrer procedurerne derigennem en dokumentation af myndighedernes formål med at skabe og tilvejebringe netop disse arkivalier og af de nærmere omstændigheder ved arkivdannelsen. Dette er en nødven   dig forudsætning for vurderingen af arkivaliernes udsagnskraft, når de udnyttes til forskningsformål, - som rummer andre problemstillinger end dem, der var relevante for myndig- hederne selv. Kriterier Kriterierne bygger på, at afgrænsningen af de arkivalier, der har histo   risk vær  - di, er kernepunktet i Statens Arkivers bevaringsvurderinger. Dertil kommer en vurdering af arkivaliernes retlige og administrative betydning. Har arkivalierne væsentlig retlig eller administrativ betyd  ning, men ikke en egentlig historisk værdi, har denne vurdering al  ene betydning for fastsættelsen af kassations  - tidspunktet og foretages af myndigheden alene, jf. ovenfor om kassations. Afgrænsningen af den historiske værdi foretages på grundlag af oplysnin ger, som tilvejebringes i samarbejde mellem Statens Arkiver og myndighederne. Vurderingerne drøftes i mange tilfælde med  rele   vante myndigheder, men beslutningerne om bevaring og kassation er Statens Arkivers, jf. ovenfor om procedurer. Offentlige arkivalier dokumenterer som udgangspunkt virksomheden hos den myndighed, som har skabt dem. De dokumenterer ikke hele det danske sam- fund, - selv om den offentlige sektor fylder meget, bå de på det generelle plan og i relation til den enkelte borger. Udgangspunktet for Statens Arkivers vurde- ringskriterier er, at offentlige arkivalier bevares som dokumentation af offent- lige aktiviteter. Første kriterium for udvælgelsen til bevaring er derfor de respektive myndig   - heders aktiviteter og kompetence. Det indebærer, at dokumen  tationen af offent- lige aktiviteter fortrinsvis bevares hos de myndig heder, som træffer afgørelse.

8 Afhængigt af aktivitetsområde kan det være på højt eller på lavere admini - strativt niveau. Dansk forvaltning er præget a  f omfattende informationsstrømme på tværs af myndigheder, og indeholder således  en omfattende indrapportering til centralt hold fra de udførende myndigheder af afgørelser, handlinger, udbetalinger og indsamlede oplysninger m.v. Oplysningerne tilvejebringes samlet med henblik på evaluering, kontrol og plan lægning og rummer en konc  entreret information om en mængde offentlige aktivi  teter, ikke mindst i relation til de enkelte bor- gere. Oplysningerne indeholder ikke alle detaljer, men er til gengæld struk  - tureret og oparbejdet i sammenlignelig form, og således at de er syste matisk søgbare. Mængden af denne type af dokumen   tation er vokset enormt gennem de seneste 30 – 40 år, jf. ovenfor om udfordringen. Andet kriterium er således bevaring af overlappende information, hvor den har den højeste dækningsgrad og er bedst tilgængelig, og modsvarende kassation af redundant information, dvs. samme information eller oplysninger, hvor dæk  - ningsgrad og tilgængelighed er ringere. Væksten i informationsstrømmen mellem myndighederne er ikke mindst sket som følge af håndterings  - og behandlingsmulighederne ved lagring i elektro- niske registre (databaser). Oplysningerne blev oprindelig udtrukket af papir- sager og inddateret i systemer til elektronisk databehandling. Det gælder ikke mindst de mest omfangsrige typer af sager, nemlig dem, der vedrører de direkte relationer mellem myndigheder og enkeltborgere, nemlig skat, indkomstover- førsler samt patient - og klientbehandling. I takt med udviklingen af digital forvaltning bliver informationerne i stigende grad født direkte i de elektroniske syste mer, ligesom sagsbehandlingen sker dér. De elektroniske systemer rummer derfor alle relevante oplysninger, og papirdokumenter skabes kun i form af udskrifter. De mest udprægede eksem  - pler på dette findes i told -, afgifts- og skatteforvaltningen, samt ved forvalt- ningen af ydelser og lån, der gives efter faste kriterier. For forskerne - og alle arkivernes andre benyttere - indebærer bevaringen af elektroniske arkivalier radikalt forbedrede muligheder for udnyttelse af store datamængder. Oplysninger, som t  idligere måtte tilvejebringes gen nem en langvarig og bekostelig gennemgang af store mængder papir  arkivalier, fore- ligger nu indexeret og i sammenlignelig form; det har stor betydning for forskningsøkonomien og hermed for sandsynligheden af, at arkivalier ne overhovedet bliver benyttet. Den effektive indexering åbner også for hurtige og præcise enkeltopslag; Ny Kirkebog, der er elek  tronisk, er således en verden til forskel fra de håndskrevne kirkebøger. Tredje kriterium er derfor muligheden for at kombinere elektronisk merbeva- ring med omfattende kassationer af konventionelle arkivalier. Bevaringen af elektroniske arkiver er et centralt led i Statens Arkivers bevaringsstrategi. Det er her, man finder de bredt samfundsdækkende oplysninger samt oplysninger

9 om enkelte borgere. For en relativ betragtning er elektronisk bevaring billigere. Og den automatiserede genfinding borger for en højere forskningsudnyttelse. Som fjerde kriterium omfatter bevaringsstrategien herudover en række priori  - teringer på grundl ag af betydningen af den aktivitet,arkivalierne dokumenterer. Det gælder således de politiske processer, planlægning og overordnede beslut - ninger, fordi de har vidtrækkende betydning. Afgørelser, som forudsætter indi - viduel vurdering, prioriteres højere e nd rutineprægede, forhold af lands  dæk  - kende betydning højere end snævert lokale, etc. Hvad bliver bevaret? På Statens Arkivers hjemmesider er det muligt at se de beslutninger om bevaring og kassation, som er truffet for offentlige arkivalier. Bragt på  meget kort form bevares således: arkivalier, som dokumenterer vidtrækkende eller generelle bestemmelser med virkning for hele samfundet, arkivalier, som dokumenterer effekten af disse, arkivalier, hvis informationer er grundlæggende for offentlig planlægn  ing, arkivalier, som dokumenterer væsentlige beslutninger eller indgreb, som vedrører den enkelte borger, arkivalier, som dokumenterer offentlig aktivitet, hvor udfaldet ikke er regelbundet og derfor uforudsigeligt. - og hvad bliver ikke bevaret? Kasseret bliver overvejende: arkivalier, som dokumenterer myndighedernes rutinemæssige interne administration, regnskabsmateriale, arkivalier, som dokumenterer offentlig aktivitet, hvor udfaldet er regelbundet og derfor forudsigeligt, arkivalier, som dokumenterer afgørelser m.v. af mindre vidtrækkende betydning,   arkivalier, der dokumenterer tekniske og laboratoriemæssige undersøgelser, som ligger til grund for rapporter, der indgår i en myndigheds beslutningsgrundlag. Resultater Resultaterne af Statens Arkivers aktiviteter på området kan både op   gøres i form af angivelse af omfanget af kassationerne, men også som om fanget og kvalite- ten af de arkivalier, der er blevet afleveret til Statens Arkiver eller bevaret i kommunerne. Statens Arkiver modtager i disse år  omkring 8 hyldekilometer statslige arkiva- lier årligt. Der er typisk tale om arkivalier, som er skabt i 1970’erne og 1980’  - erne. Når papirarkivalierne fra 1990’erne og 2000 -årene skal afleve res, for- ventes den årlige accession at vokse til 11  - 12 hyldekilometer årligt. Hertil

10 kommer de amtskommunale og primær  kommunale arkivalier, som kom- munerne vælger at aflevere til Statens Arkiver. I 2001 var der på det statslige område truffet bestemmelse om beva  ring og kassation af alle kendte elektroniske arkivalier og fastsat bestemmelser om, hvornår aflevering skal finde sted. To tredjedele af papir arkivalierne var på samme tidspunkt omfattet af nye eller reviderede bestemmelser. Bevarings- vurderingen af de resterende finder sted, efterhånden som afleverin g bliver aktuel. For papirarkivaliernes vedkommende indebærer det hos statslige myndig  heder   kassation af gennemsnitligt ca. 90 % af de arkivalier som skabes; hos kommu- nerne er kassationsprocenterne ikke opgjort efter samme metode, men der kas- seres ikke mere end hos de statslige myndigheder. Bestemmelserne om bevaring og kassation er blevet udfærdiget som skitseret ovenfor. Det indebærer, at der er blevet foretaget en indivi  duel vurdering uden krav om  bestemte bevarings- og kassationsprocenter. Disse er således differen - tierede og svinger følgelig fra til fælde til tilfælde, fra 100 % bevaring til total - kassation. Bevaringsvurderingen af elektroniske arkivalier har resulteret i kassation af 80 % af registrene. Det er resultatet af en konsekvent redundansanalyse, der sikrer, at data som hovedregel kun bevares ét sted. Derudover kasseres talrige registre, som alene vedrører interne ad ministrative forhold, herunder inventarregistre og timeregistreringssystemer. Der bevares omfattende grunddata på alle væsent   - lige områder. Denne bevaring giver basis for såvel statistiske analyser som do  - kumentation af enkeltpersoners forhold. Kassationen af 80 % gælder ikke for elektroniske journaler, der fun  gerer som søgemiddel til papirsager, og som derfor  bevares. Det gæl  der heller ikke for de fuldt elektroniske arkiver (EDH- og ESDH-systemer), af hvilke der bevares   omkring 90 %. Det betyder, at stort set al den sagsdannelse, der sker i det of- fentlige efter overgangen til digital forvaltning, vil blive bevaret for eftertiden. Ved udgangen af 2006 vil det vise sig, at den overordnede bevarings- og kassationspolitik, som Statens Arkiver i 1992 fik til opgave at udarbejde, er gennemført med gode resultater. Alle offentlige myndig heder, statslige som kommunale, har som hovedregel fået fremad rettede bevarings- og kassations- bestemmelser. Det har bidraget til mulighederne for en effektiv omkostnings- bevidst arkivdrift i hele den offentlige forvaltning. Der er foretaget koordine- rede bevarings- og kassationsvurderinger, som har muliggjort en hensigts- mæssig ressource  udnyttelse i Statens Arkiver. Der er ingen tvivl om, at kommende generationer af arkivbrugere, læg som lærd, vil finde relevant kildemateriale af høj kvalitet til det sidste halve år - hundredes danske historie. For denne epoke af Danmarks historien er der såle -

11 des, kvantitativt og kvalitativt, tilvejebragt et autentisk dokumentationsbidrag til kulturarven, der næppe er overgået for nogen anden periode.