Oversigt over forslag til ændring af provstens opgaver

1      Indledning

Provsteembedet er et gejstligt embede, og arbejdsgruppen har lagt stor vægt på, at dette også skal være tilfældet fremover. Arbejdsgruppen har således haft som forudsætning at fastholde, at provstestillingen også fremover skal have et væsentligt præsteligt indhold. 

Provstestillingen bør ikke udelukkende være en administrationsstilling, fordi provstens eget arbejde som sognepræst er en forudsætning for, at provsten kan varetage det gejstlige tilsyn med præsterne på en tilfredsstillende måde.

Provstefunktionen kan i dag overordnet siges at indeholde tre hovedopgaver: tilsyn med præsterne og disses boliger (herunder APV og MUS), tilsyn med kirker og kirkegårde samt provstens funktion som medlem af og forretningsfører for provstiudvalget.

Arbejdsgruppen har ud fra disse forudsætninger overvejet, hvordan provstens opgaver kan forventes at udvikle sig, og i hvilket omfang provsten kan frigøres for nogle af de nuværende opgaver. Arbejdsgruppen har derfor overvejet, i hvilket omfang disse med fordel kan placeres på andre stillinger eller myndigheder, hvorved der også kan skabes plads for provstens varetagelse af nye opgaver.

Det har været arbejdsgruppens sigtelinie, at rent administrative opgaver om muligt flyttes til andre myndigheder, således at der bliver plads i provstestillingen til en styrkelse af præste- og tilsynsfunktionen fx i form af bedre muligheder for coaching, konfliktløsning og god gejstlig ledelse.

I den forbindelse er det vigtigt at sondre mellem opgaver, hvor provsten udøver en myndighed og træffer beslutning, og opgaver, hvor provstens funktion mere er at være inspirator eller tovholder, fx i forhold til samarbejde på tværs af sogne.

Inden for disse rammer har arbejdsgruppen med sine forslag lagt vægt på, at rent ledelsesmæssige opgaver og opgaver, som har direkte sammenhæng med provstens funktion som gejstligt tilsyn, fortsat varetages af provsten. Arbejdsgruppens forslag til ændring af provstens opgaver vil således primært handle om at flytte opgaver af praktisk eller administrativ karakter samt opgaver, der ikke har direkte sammenhæng med provsteembedet som gejstligt embede.

Forslagene til ændring vil samlet set betyde en lettelse i provstens arbejde. Hertil kommer forslag om administrativt enklere procedurer for IT-tilsynet samt forslag om kompetenceudvikling af provstisekretæren, som vil gøre denne i stand til at overtage noget af provstens nuværende arbejde. Lettelsen af provstens arbejdsbyrde må derfor forventes at være større.

En fuldstændig gennemgang af samtlige af provstens nuværende myndighedsopgaver samt arbejdsgruppens overvejelser om, hvordan opgaverne skal varetages fremover, er beskrevet i oplægget ”Provstens opgaver i fremtiden” .

Dette oplæg indeholder således alene en oversigt over de opgaver, som fremover foreslås løst anderledes end i dag.

2      Ændring af provstens tilsyn med provstiets præster

I praksis er det provsten, der introducerer præsterne i deres embede og er nærmeste tilsynsførende med deres embedsførelse.

En del af disse ledelsesfunktioner udøves af provsten efter bemyndigelse fra biskoppen, udtrykkelig eller stiltiende, og en del efter særlig hjemmel.

Funktionerne omfatter i dag:

1.      gennemførelse af medarbejderudviklingssamtaler med præsterne i provstiet,

2.      gennemførelse af arbejdspladsvurdering,

3.      tilsyn med præsteboligerne,

4.      første klageinstans vedrørende præster,

5.      tilsyn med IT-anvendelse og brug af Kirkenettet,

6.      tilrettelæggelse af præsternes ferier,

7.      administration vedrørende sygefravær,

8.      administration af præsternes rÃ¥dighedsforpligtelse

9.      tilsyn med førelse af kirkebøgerne samt

10.  attestation vedrørende godtgørelse af befordring m.v. (se pkt. 5.2)

Af disse opgaver forslås følgende ændret eller flyttet til andre myndigheder:

2.1     Tilrettelæggelse af præsternes ferie (administrativ ledelse)

Det overordnede og ledelsesmæssige ansvar for tilrettelæggelse af ferie og afholdelse af fridage skal efter arbejdsgruppens mening fortsat påhvile provsten, fordi denne er arbejdsgiverens lokale repræsentant i forhold til præsterne.

Det foreslås derimod, at provsterne kan vælge at overlade selve planlægningen af ferie- og fridage til præsterne selv. Planlægningen forudsættes at ske efter nogle af provsten fastlagte overordnede rammer, der sikrer, at der tages de fornødne hensyn, de for præster gældende ferieregler, menighedens tarv m.v.

Forslaget bør evt. suppleres med udvikling af IT-værktøj/IT-vejledning til præsternes selvstændige planlægning.

2.2     Administration af sygefravær (administrativ ledelse)

Præsters underretning om sygefravær bør fortsat afgives til provsten, der fører sygelister, og som har handlepligt i tilfælde af oversygelighed.

Det foreslås imidlertid, at tilrettelæggelsen af vikarbetjeningen ved sygefravær af kortere varighed sker gennem præsternes egen planlægning af ”vikarordninger”. Provsten involveres derfor som udgangspunkt kun i disse tilfælde, såfremt den af præsterne udpegede vikar også er forhindret. Det er provsten, der inddeler præsterne i større planlægningsgrupper, og dermed også provstens ansvar at sikre, at vikarforpligtelsernes fordeles ligelige, så ingen rammes unødigt hårdt.

Tilrettelæggelsen af den kirkelige betjening ved længere tids sygdom er således fortsat provstens ansvar og løses gennem anvendelse af rådighedsordningen eller konstituering.

2.3     Tilsyn vedrørende kirkebøgernes førelse

Det foreslås, at den praktiske, administrative del af tilsynet og den ledelsesmæssige del af tilsynet adskilles.

Det foreslås, at der gives mulighed for, at det almindelige tilsyn eller den ”praktiske del af tilsynet” med kirkebogsføringen kan flyttes fra provsten til en erfaren kirkebogsførende sognepræst i provstiet.

Den ledelsesmæssige del af tilsynet skal derimod fortsat varetages af provsten som præstens nærmeste gejstlige tilsyn. Det vil derfor fortsat være provsten, der træffer beslutning om udstedelse af pålæg og i yderste fald indstilling til biskoppen om fratagelse af kirkebogsføringen.

3      Ændret tilsyn med kirker og kirkegÃ¥rde

Det foreslås, at tidsrummet mellem afholdelse af provstesyn ændres sådan, at der alene holdes provstesyn hvert 4. år, svarende til én gang i menighedsrådets funktionsperiode. I et gennemsnitsprovsti er der efter arbejdsgruppens oplæg til ændring af den kirkelige struktur i gennemsnit 23 kirker svarende til ca. 8 syn pr. år i henhold til det nugældende interval for synene. Ændres intervallet som anført ovenfor, vil dette tal blive nedbragt til ca. 6 syn pr. år.

Endvidere foreslås det, at synsintervallet på 4 år bliver et minimumskrav, sådan at det lokalt kan besluttes at holde ordinære syn oftere – fx hvor det er relevant på grund af kirkens tilstand.

Endelig foreslås det, at provstesynet begrænses til at omfatte kirkebygningen, kirkegården, kapeller, præsternes tjenesteboliger og konfirmandstuer, således at mandskabsbygninger, toiletter, sognehuse, forpagtergårde og andre bygninger alene undergives menighedsrådets tilsyn.

4      Øvrige tilsynsopgaver der ændres

4.1     Autorisation af kirke- og kirkegÃ¥rdsprotokoller, sognebÃ¥ndsløsningsprotokoller, krematorieprotokoller og indsamlingsbog

Det foreslås, at autorisation af kirke- og kirkegårdsprotokoller, sognebåndsløsningsprotokoller og af indsamlingsbogen afskaffes.

Samtidig foreslås det, at indberetning om sammensætning af et krematoriums bestyrelses skal ske direkte til stiftet, der har ansvaret for vedligeholdelsen af KIS.

Det er vurderingen, at opgaven udgør en meget lille del af provstearbejdet.

5      Ændring af provstens opgaver som
sagsbehandler/administrator

5.1     Valg til menighedsrÃ¥d

I relation til valg til menighedsråd fungerer provsten i dag primært som ”postkontor”. På den baggrund foreslås det, at provsten fremover ikke skal have opgaver i forbindelse med valg til menighedsråd. Det er vurderingen, at opgaven udgør en meget lille del af provstearbejdet i valgår.

5.2     Attestation vedrørende godtgørelse af befordring

Det foreslås, at opgaven med modtagelse og godkendelse af kørselsregnskaber flyttes til biskoppen/stiftsadministrationen. Der skal i givet fald ske ændringer af det nuværende elektroniske indberetningssystem, hvilket indebærer evt. afholdelse af udviklingsomkostninger dertil.

5.3     Gravminderegistrering

Det foreslås, at registret over gravminderegistreringen fremover føres af stifterne og ikke af Kirkeministeriet.

Det er vurderingen, at opgaven udgør en meget lille del af provstearbejdet.

5.4     Begravelse – urnenedsættelse pÃ¥ privat grund

Det foreslås, at stiftet for det sogn, hvori en privat grund er beliggende, bliver påtaleberettiget i stedet for provsten, når der gives tilladelse til urnenedsættelse på grunden.

Det er vurderingen, at opgaven udgør en meget lille del af provstearbejdet.

5.5     Godkendelse af lokaler til konfirmationsforberedelse

Menighedsrådet er underlagt lov om elevers og studerendes arbejdsmiljø[1], og derfor foreslås, at pligten til at indhente provstens godkendelse af, at konfirmationsforberedelsen sker i andre lokaler end præstegårdens eller kirkens konfirmationsstue, afskaffes.

Det er vurderingen, at opgaven udgør en meget lille del af provstearbejdet.

5.6     Født medlem af og forretningsfører for provstiudvalget

Provsten skal efter arbejdsgruppens vurdering fortsat være forretningsfører for provstiudvalget. Det bemærkes i den forbindelse, at provsten ikke behøver at være formand for provstiudvalget, og at tendensen i dag er, at der et stigende antal steder vælges formand blandt de valgte medlemmer af provstiudvalget. Der er således i dag 18 provstiudvalg, hvor formanden er valgt blandt de valgte medlemmer[2].

Samlet set er det vurderingen, at opgaven som født medlem af og forretningsfører for provstiudvalget udgør ca. 1/3 af provstearbejdet.

En del af de mere praktiske opgaver, der er forbundet med budgetarbejdet, regnskabsaflæggelsen, forefaldende opgaver m.v. kan eventuelt flyttes til provstisekretæren, som kvalificeres til dette gennem kompetenceudvikling.