04.04.2006 J.nr.: 2006-20-26-01190/

Redegørelse for kvalitetssikring af data om virksomheder, som ikke har fået tilsyn

 

Opsummering

Fødevareregionerne har foretaget kvalitetssikring af i alt ca. 5.200 virksomheder. Fødevarestyrelsen kan på den baggrund opgøre antallet af virksomheder, som ikke har fået tilsyn, til 2.411. Det svarer til 4,8% af alle fødevarevirksomheder i Danmark, som udgør ca. 50.000. Tallet fordeler sig med 77% på detail-virksomheder og 23% på engros-virksomheder.

 

Identifikation af virksomheder med manglende tilsyn

I forbindelse med Thulin-sagen blev det konstateret, at nogle fødevarevirksomheder ikke havde fået tilsyn i op til flere år. Mandag den 20. marts 2006 påbegyndte 2. kontor (kontoret for kontrolstyring) en analyse af virksomheds- og kontroldata på baggrund af udtræk fra smiley-databasen i Fødevarestyrelsens DataWarehouse (DW). 2. kontor kunne i første omgang identificere ca. 2.100 virksomheder, som ikke havde fået tilsyn i 2005, heraf en række, som ikke havde fået tilsyn i 2004. Efterfølgende blev der identificeret yderligere ca. 80 virksomheder, som havde fået seneste tilsyn i 2. halvår 2002 eller 1. halvår 2003.

 

Tilsammen udgjorde disse virksomheder i alt 2.167 virksomheder, som ikke havde fået tilsyn i 2005. Af de 2.167 var der 457 virksomheder, som havde fået det seneste tilsyn i 2003 eller i 2. halvår 2002. Disse tal var grundlag for besvarelsen af §20-spørgsmålene S 3318 og S 3319 til Folketinget.

 

I arbejdet med at analysere virksomheds- og analysedata med henblik på at bestemme manglernes præcise omfang blev der endvidere identificeret ca. 2.800 virksomheder, som var kendetegnet ved, at der ikke var tilknyttet kontrolrapport-akter og dermed ikke nogen dato for seneste tilsyn. Det var den umiddelbare vurdering, at størstedelen af disse virksomheder enten måtte være nyoprettede eller ejerskiftede virksomheder, som endnu ikke havde modtaget det første ordinære tilsyn. Det kunne dog samtidig ikke udelukkes, at der blandt disse også kunne være virksomheder, som ikke var blevet kontrolleret, som de skulle. Kontrolafdeling Viborg blev bedt om at lave en hurtig vurdering af de ca. 20 virksomheder, som ligger i kontrolafdelingens område. Kontrolafdelingen kunne melde tilbage, at ca. 25% af disse virksomheder ikke havde fået den kontrol, de skulle have haft. Slutteligt kunne der i analysen identificeres ca. 270 virksomheder med tilsynsfrekvensen 0,5, som havde fået det seneste tilsyn i enten 2. halvår 2002 eller 1. halvår 2003.

 

Kvalitetssikring af data i kontrolafdelingerne

Samtlige ca. 5.200 virksomheder blev i løbet af uge 12 og uge 13 sendt til kvalitetssikring i kontrolafdelingerne fordelt på tre udsendelser fra Mørkhøj. Formålet med kvalitetssikringen var at fastslå det præcise antal virksomheder, som ikke havde fået tilsyn, herunder at finde ud af, hvilke virksomheder, som var ophørt (men ikke registreret som sådan) eller fejloprettede, eller som ikke skulle opføres på listerne over virksomheder, som mangler tilsyn, fordi de er nyoprettede eller ejerskiftede og alene afventer det ordinære tilsyn. Endvidere kunne der være virksomheder, som i tæt tilknytning til udskrivningen af listerne havde fået tilsyn.

 

Formålet med kvalitetssikringen var endvidere at få udarbejdet oversigter over virksomheder med manglende tilsyn i de enkelte kontrolafdelinger med henblik på, at de manglende tilsyn gennemføres inden for den frist, som Fødevarestyrelsens direktion har fast lagt (15. maj 2006). Kvalitetssikringen kan kun udføres af kontrolafdelingerne, da Mørkhøj ikke har adgang til akterne på de enkelte virksomheder i kontrolafdelingerne, og da det i mange tilfælde vil være nødvendigt at spørge den enkelte tilsynsførende om årsager til, at virksomhederne ikke har fået tilsyn.

 

Resultatet af kvalitetssikringen

I alt  5.221 virksomheder er blevet kvalitetssikret af kontrolafdelingerne, som i deres tilbagemeldinger har kategoriseret de gennemgåede virksomheder i 5 kategorier:

 

1. Virksomheder, som ikke har fået tilsyn

 

2.411 virksomheder har ikke fået tilsyn i enten 2005, 2004 eller tidligere, svarende til 46% af de gennemgåede virksomheder. 1.506 af de ca. 2.100 virksomheder, som blev redegjort for over for Folketinget, havde ikke fået tilsyn.

 

De 2.411 virksomheder, som ikke har fået tilsyn fordeler sig med  77% på detail-virksomheder og med 23% på engros-virksomheder.

 

2. Ophørte eller fejlregistrerede virksomheder

 

810 virksomheder viste sig at være ophørte, men var ikke registrerede som ophørte, eller var fejloprettet, svarende til 16% af de 5.221 gennemgåede virksomheder. 181 af de ca. 2.100 virksomheder, som blev redegjort for over for Folketinget, viste sig at være ophørte eller fejloprettede.

 

 

 

 

3. Virksomheder med tilsynsfrekvensen 0,5, som afventer sit ordinære tilsyn

 

425 virksomheder havde tilsynsfrekvensen 0,5 og afventer ordinært tilsyn. En del af disse virksomheder blev i 2006 nedsat til frekvensen 0,5 fra frekvensen 1 i 2005, hvorved perioden, inden for hvilken tilsyn skal udføres, blev udvidet til udgangen af 2006 for virksomheder, som senest fik tilsyn i 2004. Det svarer til 8% af de gennemgåede virksomheder. 288 af de ca. 2.100 virksomheder, som blev redegjort for over for Folketinget, viste sig at ligge i denne kategori.

 

4. Virksomheder, som har fået tilsyn

 

270 virksomheder havde fået tilsyn efter den tilsynsdato, som af listerne fremgik som den seneste. Der kan være tale om tilsyn, som er udført lige umiddelbart efter udskrivning af listerne, eller om tilsynsakter, som ved fejlregistreringer ikke er korrekt knyttet til virksomheden. Det svarer til 5% af de gennemgåede virksomheder. 124 af de ca. 2.100 virksomheder, som blev redegjort for over for Folketinget, viste sig at ligge i denne kategori.

 

5 . Nyoprettede eller ejerskiftede virksomheder, som afventer ordinært tilsyn

 

1.305 virksomheder var nyoprettede eller ejerskiftede virksomheder, som afventer ordinært tilsyn. Det svarer til 25% af de gennemgåede virksomheder. Næsten alle disse virksomheder (i alt 1.285) var en del af de ca. 2.800 virksomheder, hvortil der ikke var knyttet kontrolrapport-akter. 20 af de ca. 2.100 virksomheder, som blev redegjort for over for Folketinget, viste sig at ligge i denne kategori.

 

Total, samlet opgørelse, hele landet
	1 - ej tilsyn	2 - ophørt/fejlreg	3 - 0,5 i frq	4 - har fået tilsyn	5 - nyoprettet/ejerskiftet	I alt
Aalborg	166	18	4	25	172	385
Viborg	39	5	26	0	53	123
Herning	58	18	33	7	26	142
Ã…rhus	57	28	26	10	138	259
Vejle	42	34	6	17	121	220
Esbjerg	14	28	9	1	35	87
Haderslev	145	22	22	7	16	212
Odense	220	51	0	8	123	402
Ringsted	147	79	73	37	177	513
NØS	851	151	119	66	264	1.451
Kbh	663	372	102	91	163	1.391
Bornholm	9	4	5	1	17	36
Total	2.411	810	425	270	1.305	5.221

 

 

Opfølgende initiativer

 

10 punkter til styrkelse af Fødevarestyrelsens kontrol med fødevarevirksomheder

I henhold til Fødevarestyrelsens såkaldte 10-punktplan af den 27. marts 2006 skal fødevareregionernes regionschefer gennemføre følgende initiativer for at styrke styringen af fødevareregionernes kontrol med virksomhederne.

 

En række punkter skal ses i sammenhæng med de opgaver der allerede er pålagt i de regionale resultatkontrakter 2006, især målene om kvalitetsstyring og tilsynsaktiviteter.

 

1. Oprydning i manglende tilsyn. Der er konstateret virksomheder, som ikke har fået tilsyn i 2004 og/eller 2005. Fødevareregionerne skal gennemgå lister over alle disse virksomheder og forklare årsag hertil senest 31. marts 2006.
2. Gennemførelse af manglende tilsyn. De virksomheder, der mangler tilsyn, jf. punkt 1, skal have et tilsyn senest 15. maj 2006.
3. Tilsyn til alle enkeltvirksomheder. Regionscheferne skal sikre, at alle enkeltvirksomheder får mindst et tilsyn i 2006 med mindre de har en frekvens på 0,5. Alle virksomheder der har en frekvens på 0,5, som eksisterede i 2004, men ikke fik et tilsyn i 2005, skal også have tilsyn i 2006. Hertil kommer, at autoriserede fødevarevirksomheder, der er oprettet i 2006 før 1.10.2006, skal have et tilsyn inden udgangen af 2006 og tilsvarende skal registrerede fødevarevirksomheder, der er oprettet i 2006, før 1.9.2006, også have et tilsyn inden udgangen af 2006.
4. 100% målopfyldelse. Fødevareregionerne skal i 2006 gennemføre den samlede tilsynsaktivitet, som resultatkontrakt 2006 foreskriver. For detailvirksomheder måles dette på antal risikopoint. For engrosvirksomheder med og uden behandling måles på antal tilsyn. Der skal være 100%’s målopfyldelse på alle tre virksomhedskategorier i alle kontrolafdelinger.
5. Fødevareregionerne skal rydde op i Scan Jour og smileyhjemmesiden. Bl.a. skal den såkaldte fejlmotor gennemgås og fejl skal rettes hver uge. Regionschefen skal personligt modtage en melding fra hver af kontrolcheferne en gang om ugen, om at dette er sket.
6. Kvalitetssikring af kontrolrapporter. Der skal ske en stikprøve af kvaliteten af kontrolrapporter, jf. den regionale resultatkontrakts mål 4.3.b, allerede ultimo maj. Stikprøven gennemføres igen på det oprindeligt fastsatte tidspunkt i efteråret 2006. Regionerne skal ved begge stikprøver leve op til niveauet defineret i resultatkontrakten.
7. Øge fokus på kvalitetsprocedurer. Den allerede planlagte udarbejdelse af regionale kvalitetsprocedurer for sagsopfølgning og dokumentation af kontrollen fremskyndes og skal forelægges direktionen.
8. Hurtigere opfølgning
1. Tiden fra tilsyn til sanktion (påbud, forbud, bøde) skal minimeres. Regionschefen skal indføre en procedure, der sikrer dette.
2. Opfølgning på overtrædelser. Hurtig gennemførelse af ekstra tilsyn som opfølgning på påbud/forbud eller bøde (sidstnævnte når betalingsbekendtgørelsen ændres). 50% af ekstra tilsynene skal være gennemført indenfor en måned. 90% af tilsynene skal være gennemført indenfor 3 måneder.
3. Opfølgning på analyseresultater. Som meddelt ved supervision 2005 skal regionerne fastlægge en procedure, som sikrer, at der følges op på tiden fra analyseresultat til sagsopfølgning. Proceduren skal indeholde en tidsfrist.
9. Borgerhenvendelser. Der er den 24. marts 2006 udsendt supplerende retningslinier for håndtering af borgerhenvendelser. Regionschefen skal sikre, at disse retningslinier følges. Der findes i forvejen et resultatmål for henvendelser generelt.
10. Ledelsesinformationssystem. Det skal sikres, at koncernledelsen har de ledelsesinformations- og styringssystemer, som gør dem i stand til at overvåge, at målopfyldelsen nås, at alle virksomheder får de kontrolbesøg, de skal have og at kvalitetsprocedurerne følges etc.

 

Afvikling af manglende tilsyn

Hver enkelt kontrolafdeling har udarbejde en kvalitetssikret liste over virksomheder, som mangler tilsyn. Kontrolafdelingerne er blevet pålagt at udføre de manglende tilsyn senest den 15. maj 2006.

 

Forbedringer af datakvaliteten

Kontrolafdelingerne er blevet pålagt at rette konstaterede fejl i ScanJour-databaserne senest den 6. april 2006.

 

Det er endvidere blevet indskærpet over for Fødevareregionerne, at de redskaber, der er udviklet til at identificere fejl-registreringer, jf. tidligere udstukne retningslinier, skal bruges regelmæssigt og at konstaterede fejl skal rettes straks. Det vurderes, at en lang række af de fejl, som er fundet under gennemgangen, kunne være rettet tidligere, hvis redskaberne til fejlfinding var blevet brugt i henhold til retningslinierne. Under supervision af fødevareregionerne i 2004 og 2005 blev det undersøgt, om regionerne bruger disse redskaber systematisk. Emnet vil igen blive taget op under supervision af regionerne i 2006.

 

Tilbagemeldingerne fra kontrolafdelingerne pegede på enkelte eksempler på kontrolrapporter, som var blevet registreret med forkert akttype. Der rådes ikke over en fejl-rapport, der kan finde denne type fejlregistreringer. En sådan fejl-rapport vil blive udviklet i løbet af de kommende måneder, og vil blive lagt ind i den såkaldte ”kontrol-motor”, dvs. en samling af rapporter, som søger efter fejlregistreringer i DW, og som ugentligt sendes til kontrolafdelingerne pr. mail med henblik på fejlretning.