Ministeren for videnskab, teknologi og udvikling Ministeriet for Videnskab, Teknologi og Udvikling Bredgade 43 1260 København K Telefon 3392 9700 Telefax 3332 3501 E-post [email protected] Netsted www.vtu.dk CVR-nr. 1680 5408 Dok-id. 372634 Udvalget for Videnskab og Teknologi Folketinget Christiansborg 1240 København K Hermed fremsendes i 5 eksemplarer svar på spørgsmål nr. 40 (Alm. del   - bilag ) stillet af Udvalget for Videnskab og Teknologi den 29. juni 2005. Med venlig hilsen Helge Sander

Spørgsmål nr. 40 stillet af Udvalget for Videnskab og Teknologi den 27. juni 2005 til Ministeren for videnskab, teknologi og udvikling (Alm. del  - bilag ) Spørgsmål 40 Ministeren bedes kommentere henvendelsen fra Dicar vedrørende FESD, jf.  alm. del - bilag 100 Svar: I mit svar på udvalgsspørgsmål 19 er det beskrevet, hvordan det fællesoffentlige elektroniske sags- og dokumenthåndteringssystem (FESD) har indtænkt spørgsmålet om åbenhed i forvaltning. I svaret er beskrevet, hvordan systemet kan håndtere de nuværende krav til aktindsigt efter bl.a. offentlighedsloven og forvaltningsloven og kravene til arkivering af data i forbindelse med kommunalreformen. Endelig er det beskrevet, hvordan fleksibilitet fra starten er tænkt ind i systemet, således at det vil kunne tilpasses i forhold til de eventuelle ændringer, der måtte komme på området, f.eks. som følge af Offentlighedskommissionens arbejde. Dicar har i henvendelsen til Udvalget om Videnskab og Teknologi stillet en række supplerende   spørgsmål af mere detaljeret karakter. Jeg har bedt It  - og Telestyrelsen om at kommentere de konkrete spørgsmål og henviser i den forbindelse til vedlagte redegørelse. ./.

2 It- og Telestyrelsen Holsteinsgade 63 2100 København Ø Tlf.: 3545 0000 Fax: 3545 0010 CVR-nr. 26-76-93-88 EAN-nr. 5798000416642 Email: [email protected] Kommentarer til brev fra Dicar fra It- og Telestyrelsen Kommentarerne i Dicars henvendelse til Udvalget om Videnskab og Teknologi vedrører især tre centrale spørgsmål i forhold til elektronisk sags - og dokumenthåndtering: > Arkivering > Dataudveksling > Åbenhed Derudover berører Dicar høringspraksis i forbindelse med høring af nye standarder. XML-komiteen og it-arkitekturkomiteen har igennem årene opbygget en praksis for høring af udkast til standarder. Denne praksis er i foråret blevet drøftet i Det Koordinerende Informationsudvalg (KIU) i forbindelse med udarbejdelsen af en vejledning om it-standardisering, hvor der var en række ønsker til præciseringer af den eksisterende praksis. Videnskabsministeriet vil i august 2005 udgive denne vejledning til offentlige myndigheder om, hvordan standardiseringsarbejdet er tilrettelagt. I vejledningen indgår spørgsmål om høringsprocesser m.v. Dicar blev på det i henvendelsen omtalte møde med It  - og Telestyrelsen orienteret om, at vejledningen med denne præcisering af høringsprocedurene er på vej. Arkivering Arkivering svarer i dansk forvaltningspraksis til aflevering af en arkiveringsversion til et offentligt arkiv, jf. Bekendtgørelse nr. 342 af 11. marts 2004. Statens Arkiver og dermed kulturministeren fastsætter de krav, der stilles til offentlige myndigheders arkiver. Statens Arkiver har i ”Arkivhåndb  ogen” udgivet en generel vejledning om myndighedernes arkivdannelse, herunder hvad der skal journaliseres og arkiveres. Statens Arkiver har gennem mange år etableret en gennemprøvet teknik til aflevering af elektroniske arkivalier. Herudover findes en ræk  ke konkrete udtalelser fra Folketingets Ombudsmand, som uddyber forvaltningspraksis ved postmodtagelse, journalisering, sagsdannelse m.v. I forbindelse med kommunalreformen står myndighederne over for en konkret opgave med flytning af data. I den forbindelse har Statens Arkiver udarbejdet en

3 It- og Telestyrelsen Holsteinsgade 63 2100 København Ø Tlf.: 3545 0000 Fax: 3545 0010 CVR-nr. 26-76-93-88 EAN-nr. 5798000416642 Email: [email protected] konkret vejledning med henblik på at understøtte myndighedernes varetagelse af arkivmæssige hensyn efter arkivloven. Dataudvekslingen I forbindelse med kommunalreformen flyttes en række opgaver mellem de offentlige myndigheder og i den forbindelse også data, der vedrører løsningen af disse opgaver. Regeringen og de kommunale parter har belyst en række af de generelle problemer i forbindelse med dataudveksling i publikationen ”Digital forvaltning” fra 2001. Der er som en udløber af dette arbejde igangsat en lang række aktiviteter, der tilsammen skal understøtte en mere effektiv dataudveksling mellem det offentlige, borgere og virksomheder og mellem offentlige myndigheder. Spørgsmålet om flytning af data er også drøftet i publikationen ”Vejledning om overdragelse af it-systemer i forbindelse med kommunalreformen”, som regeringen har udarbejdet i samarbejde med repræsentanter for de kommunale parter. Vejledningen blev offentliggjort i juni 2005. Dicar påpeger, at en del  af standardiseringen og anvendelsen af de konkrete standarder må overlades til de enkelte fagområder med henblik på præcisering. It- og Telestyrelsen er enig i denne vurdering. I ovennævnte vejledning om standardiseringsprocessen fremgår det derfor også, a  t de enkelte fagområder kan nedsætte såkaldte ”sektorudvalg” med henblik på standardisering af fagspecifikke områder. Dette er blandt andet sket på det sociale område samt vej   -, universitets-, eHandels- og miljøområdet. FESD-kontrakten fastsætter, at der   skal udvikles standarder, der blandt andet understøtter udveksling af sager og dokumenter mellem offentlige myndigheder. FESD-standardiseringen er en proces, hvor der løbende sendes delelementer i høring efter de ovennævnte regler. Standarderne implementer   es derefter i FESD- løsningerne, hvorefter løsningerne testes i regi af FESD  -enheden, der er forankret i Økonomistyrelsen. Når disse tests er gennemført, og eventuelle fejl er rettet, forventes systemerne i overensstemmelse med FESD-kontrakten at kunne løse  de dele af opgaven, der har fælles karakter. Hertil kommer så eventuelle tilpasninger, som følge af sektorudvalgenes arbejde. Denne proces fremgår af FESD-standardiseringsgruppens hjemmeside, hvor der også er svar på tidligere kritikpunkter fra Dicar, som har været rejst i medierne. Endelig arbejdes der i regi af Det Koordinerende Informationsudvalg (KIU) på at fjerne eventuelle tekniske barrierer for udveksling af data mellem offentlige myndigheder. Formålet med dette arbejde er at fjerne væsentlige tek   niske barrierer for udveksling af data. Det vil således hovedsagelig være lovgivningsmæssige rammer og forvaltningspraksis, der sætter rammerne for åbenhed i FESD   - løsningerne. Åbenhed

4 It- og Telestyrelsen Holsteinsgade 63 2100 København Ø Tlf.: 3545 0000 Fax: 3545 0010 CVR-nr. 26-76-93-88 EAN-nr. 5798000416642 Email: [email protected] FESD-projektet har siden projektets start efterspurgt en systemløsning,  som direkte understøtter organisationen i at opbygge og udvikle en smidigere og mere effektiv tilrettelæggelse af arbejdsprocesserne   - både internt i organisationen og på tværs af myndigheder. Et konkret udtrykt delmål i denne sammenhæng er, at systemet skal understøtte, at den enkelte offentlige myndighed smidigt og effektivt kan leve op til den administrative lovgivning. Dette mål indebærer også en sikring af borgernes indsigt i den offentlige administration. Dette udmøntes konkret i de rammeaftaler,  der er indgået med FESD-leverandørene, hvor der stilles krav om, at FESD -systemerne skal efterleve og understøtte den administrative lovgivningsramme. Herunder er specifikt nævnt behovet for understøttelse af aktindsigt i henhold til Offentlighedsloven og Forvaltningsloven. Et af de stillede krav til FESD-leverandørernes systemer lyder som følger:   ”Krav 2.1.1: Det er et krav, at aktindsigtskravet kan opfyldes. Efter overgang til elektronisk arkivering skal en myndighed fortsat imødekom me anmodninger om aktindsigt efter offentlighedsloven eller forvaltningsloven ved at skrive dokumenterne og en sagsoversigt ud på papir, og gennem udlevering af kopier henholdsvis tilbud om gennemsyn hos myndigheden, stille papirerne til rådighed for den, der søger aktindsigt . Alternativt kan de ønskede dokumenter i elektronisk form sendes til anmoder, såfremt dette ønskes. Hvis der f.eks. er tale om dokumenter omfattet af eksempelvis persondataloven eller som kun en part må få indsigt i, må forsendelse ske via brug af f.eks.  e-boks eller lign. sikker løsning.” Regeringen har nedsat en offentlighedskommission til at undersøge behovet for en revision af offentlighedsloven, bl.a. i lyset af de nye teknologiske muligheder. Sideløbende foregår et arbejde med udvidelse af borgernes   indsigt i forvaltningens arbejde og beskyttelse af personoplysninger i regi af bl.a. Teknologirådet. Arbejdet med it-arkitektur og standardisering i forbindelse med FESD- løsningerne sigter blandt andet på at skabe den tekniske fleksibilitet, der muliggør  implementeringen af nye lovgivningsmæssige initiativer. Da det ikke kan vides, hvad resultatet af bl.a. offentlighedskommissionen arbejde bliver, kan det imidlertid være vanskeligt at afgøre, om FESD   -løsningerne umiddelbart kan leve op til eventuelle nye krav om åbenhed, eller om der vil være behov for tilpasninger af løsningen, når lovgivningen er indført. Da FESD   -løsningerne bygger på en åben it  -arkitektur forventes det imidlertid, at de nødvendige ændringer forholdsvis simpelt vil kunne implementeres.