Ministeren for videnskab, teknologi og udvikling Ministeriet for Videnskab, Teknologi og Udvikling Bredgade 43 1260 København K Telefon 3392 9700 Telefax 3332 3501 E-post [email protected] Netsted www.vtu.dk CVR-nr. 1680 5408 Dok-id. 354642 Udvalget for Videnskab og Teknologi Folketinget Christiansborg 1240 København K Hermed fremsendes i 5 eksemplarer svar på spørgsmål nr. 19 (Alm. del   - bilag 19) stillet af Udvalget for Videnskab og Teknologi den 28. april 2005. Med venlig hilsen Helge Sander

Spørgsmål nr. 19 stillet af Udvalget for Videnskab og Teknologi den 28. april 2005 til Ministeren for videnskab, teknologi og udvikling (Alm. del) Spørgsmål 19 Vil ministeren redegøre for, hvorledes projektet vedrørende fælles systemer til elektronisk sags- og dokumentbehandling (FESD-projektet) vil sikre den demokratiske indsigt i den offentlige administration i de valgte ESDH-systemer, bl.a. ud fra den undersøgelse som DICAR (Dansk Institut for Computer -Assisted Reporting) har foretaget?” Svar: I de rammeaftaler, der i FESD-projektet er indgået med FESD -leverandørerne, stilles der direkte krav om, at FESD-systemerne skal efterleve/understøtte den administrative lovgivningsramme. Herunder er specifikt nævnt kravet om understøttelse af  aktindsigt i henhold til offentlighedsloven og forvaltningsloven, hvorved den demokratisk indsigt i den offentlige administration sikres. I kontraktmaterialet i FESD-rammeaftalerne fremgår det klart, at problemstillingen om åbenhed er tænkt ind, både i forhold til understøttelse af de nuværende krav i lovgivningen, men også i forhold til sikring af den nødvendige fleksibilitet i løsningerne, så de vil kunne tilpasses i forhold til de eventuelle ændringer, der måtte komme i lovgrundlaget på området. FES D-løsningerne vil også kunne overholde de krav til arkivering af data, der er en følge af overflytning af IT-systemer i forbindelse med kommunalreformen. Der henvises i øvrigt til vedlagte redegørelse fra It  - og Telestyrelsen vedrørende de nærmere omstændi  gheder for projektet. Derudover kan nævnes, at hele standardiseringsarbejdet foregår som en åben proces, hvor udkast til standarder sendes i offentlig høring iht. de gældende regler, og at alt materiale fra høringen er tilgængeligt på www.oio.dk. ./.

1 IT- og Telestyrelsen Side 1 Udvalget for Videnskab og Teknologi Folketinget Christiansborg 1240 København K Redegørelse om åbenhed i FESD  -løsningerne Bestyrelsen for Digital Forvaltning igangsatte i maj 2002 det Fælleso  ffentlige Elektronisk Sags- og Dokumenthåndteringsprojekt (FES D) med henblik på at tilvejebringe standardiserede ESDH-løsninger til hele den offentlige sektor. FESD-projektet gennemførte derfor i 2003 et åbent EU  -udbud, hvor leverandører fik mulighed for at anmode om at blive prækvalificeret og byde ind med ESDH  - løsn inger til den offentlige sektor. Otte leverandører blev udvalgt til en projektkonkurrence. På baggrund af denne blev tre leverandører udvalgt og inviteret til kontraktforhandlinger. FESD-projektet indgik den 27. januar 2004 på vegne af hele den offentlige sektor rammeaftaler med de tre ESDH-leverandører. FESD-projektet har siden projektets start efterspurgt en systemløsning, som direkte understøtter organisationen i at opbygge og udvikle en smidigere og mere effektiv tilrettelæggelse af arbejdsprocesserne   både internt i organisationen og på tværs af myndigheder. Et konkret udtrykt delmål i denne sammenhæng er, at systemet skal understøtte, at den enkelte offentlige myndighed smidigt og effektivt kan leve op til den administrative lovgivning. Som en direkte sideeffekt af dette mål, ligger således også en sikring af den demokratiske indsigt i den offentlige administration. Dette udmøntes konkret i de rammeaftaler, der er indgået med FESD -leverandørerne, hvor der stilles krav om, at FESD-systemerne skal efterleve/understøtte den administrative lovgivningsramme. Herunder er specifikt nævnt behovet for understøttelse af aktindsigt i henhold til Offentlighedsloven og Forvaltningsloven. Et af de stillede krav til FESD-leverandørernes systemer lyder som følger:   ”K  rav 2.1.1: Det er et krav, at aktindsigtskravet kan opfyldes. Efter overgang til elektronisk arkivering skal en myndighed fortsat imødekom me anmodninger om aktindsigt efter offentlighedsloven eller forvaltningsloven ved at skrive dokumenterne og en sagsoversigt ud på papir, og gennem udlevering af kopier henholdsvis tilbud om gennemsyn hos myndigheden, stille papirerne til rådighed for den, der søger aktindsigt. Alternativt kan de ønskede dokumenter i elektronisk form sendes til anmoder, så fremt dette ønsk es. Hvis der f.eks. er tale om dokumenter omfattet af eksempelvis persondataloven eller som kun en part må få indsigt i, må forsendelse ske via brug af f.eks. e-boks eller lign. sikker løsning.” Udover disse konkrete funktionelle krav er der blevet opstillet en række krav til løsningernes it -arkitektur, der skal sikre, at de er mere robuste overfor bl.a.

2 IT- og Telestyrelsen Side 2 æn  drede lovgivningsmæssige krav til åbenhed. Det indebærer blandt andet, at alle data skal kunne tilgås ved brug af åbne standarder. Dermed vil der ikke være væsentlige tekniske begrænsninger for udveksling af data og dermed en potentielt større åbenhed, efterhånden som standarderne udvikles og implementeres i løsningerne. Det vil derfor primært være lovgivningsmæssige rammer og forvaltningspraksis, der da  nner grundlag for åbenhed i FESD -løsningerne. Direktør Nils Mulvad fra ”DICAR   –  Center for Analytisk Journalistik” har i et åbent brev af 14. april 2005 til Folketingets Kommunaludvalg og Udvalget for Videnskab og Teknologi påpeget, at de i forbindelse m ed arkivering af data i forbindelse med kommunalreformen ikke mener, at den fælles standard er tilstræ  kkelig til at sikre, at de nye myndigheder bliver i stand til at følge op på tidligere sager, og derfor forringer borgernes og mediernes mulighed for indsigt i og kontrol med gamle sager. I den forbindelse bemærkes, at Statens Arkiver har udarbejdet en række vejledninger, der adresserer disse problemstillinger. Således har vejledningen ”Ko mmunalreformens arkivmæssige konsekvenser” til formål at beskrive, hvordan primærkommunerne skal håndtere de arkivmæssige konsekvenser af kommunalreformen, således at arkivmæssige hensyn varetages, så sager, dokumenter og oplysninger i elektroniske registre fortsat kan genfindes. I DICAR’s undersøgelse kritiseres FESD  -systemerne endvidere for manglende åbenhed, f.eks. i forbindelse med åbne elektroniske postlister og let adgang til at udtrække databaser i standardformat. Generelt er det vigtigt i denne sammenhæng at understrege, at den efterspurgte løsning ikke retter si g direkte mod borgere og virksomheder. Det efterspurgte ESDH-system er primært et internt system, der skal skabe grundlag for en lettelse og en effektivisering af det dokumentrelaterede sagsbehandlingsarbejde. Der efterspørges således ikke et system me  d et selvstændigt præsenta tionslag rettet mod omverdenen. Til det formål har man et Content Management System (CMS) eller lignende funktionalitet, som ESDH-systemet forventes at kunne integreres med. Der efterspørges heller ikke et selvstændigt ”åbe nhedsmodul” eller lignende, men at det tilbudte system i sit udgangspunkt har åbenheden mod offentligheden med som en parameter i sin indretning og i sine grænseflader. Derfor er der i kravspecifikationen stillet krav om, at løsningerne skal tilbyde funktionalitet, der kan understøtte håndtering af åbne postlister. Som direkte følge af regeringens moderniseringsprogram er der endvidere stillet som krav til FESD-systemerne, at elektronisk ret til egne data (f.eks. i form af ”track and trace” funktionalitet og   ”online” aktindsigt) er en prio  riteret udviklingshorisont hos tilbudsgiveren. ESDH-systemerne skal på sigt åbne mulighed for, at egne data digitalt kan stilles til rådighed for borgerne ved anvendelse af digitale signaturer eller lignende betryggende sikkerhedsforanstaltninger, jf. initiativet i regeringens moderniseringsprogram omtalt ovenfor. Udførelsen og pr æ  sentationen af sådanne opgaver, der involverer elektronisk adgang til egne ESDH-data, vil skulle løses af et CMS -system, hvor

3 IT- og Telestyrelsen Side 3 ESDH-systemet er det modtagende og afgivende system for de informationer, der skal videreformidles af CMS-systemet.