Justitsministeriet Lovafdelingen Dato Kontor: Statsretskontoret Sagsnr.: 2005-792-0034 Dok.: JEH40024 Slotsholmsgade 10 Telefon: 33 92 33 40 E-post: [email protected] 1216 København K Telefax: 33 93 35 10 Internet: http://www.jm.dk Besvarelse  af  spørgsmål  nr.    5  stillet  den  9.  marts  2005  af  Folketingets  Kommunaludvalg (KOU - alm. del) Spørgsmål nr.   5:          ”Ministeren bedes kommentere delrapporten fra Teknologirådet ”Privatlivets fred i dig   i-   tal forvaltning”, jf. alm. del  – ” Svar: I spørgsmålet   anmodes justitsministeren om at kommentere en delrapport af 25. februar 2005 om privatlivets fred i digital forvaltning, som er udarbejdet af en arbejdsgruppe nedsat af Teknologi- rådet. Det fremgå  r af delrapporten, at den er udarbejdet på  grundlag af Indenrigs- og Sundheds- ministeriets forslag til lov om kommunale borgerservicecentre (L 72). Justitsministeriet har på  den baggrund anmodet  Indenrigs - og Sundhedsministeriet om en udta- lelse til brug for besvarelsen. Indenrigs- og Sundhedsministeriet har i den anledning afgivet følgende  udtalelse af 4. april 2005: ” Indenrigs- og Sundhedsministeriet skal indledningsvis bemærke, at delrapporten fra Teknologir  å det er behæftet med en række ukorrekte og man gelfulde gengivelser af såvel gældende ret som indholdet af forslaget til lov om  kommunale  borgerservicecentre. Der henvises til vedlagte notat om  Indenrigs- og Sundhedsministeriets bemærkninger til Teknologirådets delrapport af 25. februar 2005 om privatl   ivets fred i digital forvaltning. Delrapporten giver endvidere Indenrigs- og Sundhedsministeriet anledning til følgende mere overor dne- de bemærkninger: 1. Borgerservicecentre som én indgang til alle oplysninger om borgeren

- 2 - I rapporten (s. 5) anføres det,  at borgeren kun behøver at oplyse sine data til kommunen én gang. Inden- rigs - og Sundhedsministeriet formoder, at der herved sigtes til, at medarbejdere i borgerservicecentre i forbindelse med en henvendelse fra en borger vil kunne få  adgang til og anvende  alle kommunens op- lysninger om borgeren. Der er i dag en række regler og retsprincipper, som begrænser disse muligheder. Det drejer sig bl.a. om følgende: 1) Kun medarbejdere, som har et sagligt behov herfor, må få adgang (autorisation) til elektroniske s  y- stemer med personoplysninger, ligesom medarbejderne kun må få adgang til anvendelser, som de har behov for, jf. § 11, stk. 2, i bekendtgørelse nr. 528 af 15. juni 2000 som ændret ved bekend   tgørelse nr. 201 af 22. marts 2001 om sikkerhedsforanstaltninger i forbindelse med offentlige myndigheders behandling af personoplysninger (sikkerhedsbekendtgø   2) En medarbejder må i  ansøgningssager  normalt ikke uden samtykke indhente følsomme oplysni   nger om  ansøgeren  fra  en  anden  del  af  forvaltningen  eller  fra   en  anden  forvaltningsmyndighed,  jf.  for- valtningslovens § 29.   3) Det følger af det persondataretlige finalité-princip, at indsamling af oplysninger skal ske til ud- tryk- keligt  angivne  og  saglige  formål,  og  at  senere  behandling  (herunder  genanvendelse)  ikke  må   være uforenelig med disse formål, jf. pe rsondatalovens § 5, stk. 2. 4)  Der gælder et generelt krav om saglighed i forvaltningen, som m  edfører, at en medarbejder ikke  må skaffe sig fortrolige oplysninger, som ikke er af betydning for udførelsen af  den pågælden   des opga- ver, jf. forvaltningslovens § 32.    5) Samkøring i kontroløjemed må kun finde sted, såfremt det sker på et klart og utvetydigt retsgrun dlag, hvilket i praksis vil sige på grundlag af direkte lovhjemmel, og såfremt de berørte personer    har fået meddelelse  om  kontrollen,  inden  de  afgiver  oplysninger  til  myndigheden,  jf.  Datatilsynets  praksis, som er udviklet på grundlag af Retsudvalgets betænkning over lovforslag nr. L    50 af 16. januar 1991. 6)  Forslaget  til  lov  om  kommunale  borgerservicecentre  fraviger  i  bestemte  situationer  forvaltnings- lovens § 29. Der henvises til pkt. 2 nedenfor. De øvrige regler ændres imidlertid ikke af lovfor   - sla- get. 2. Indhentning af følsomme oplysninger i ansøgningssager Delrapporten bygger på en antagel se om, at lovforslaget fjerner forvaltningslovens § 29, og der omtales i den forbindelse en situation,  hvor  en  medarbejder i et servicecenter uden samtykke indhenter oplys- ninger om en borger i forbindelse med en ansø gningssag (s. 10 og s. 17). Efter forvaltningslovens § 29, stk. 1, må følsomme oplysninger om ansøgeren normalt ikke uden a   nsø- gerens  samtykke  indhentes  fra  andre  dele  af  forvaltningen  eller  fra  en  anden  forvaltningsmyndighed. Forvaltningslovens § 29 gælder således    dels for indhentning af oplysninger fra andre dele af forvaltnin- gen  (intern indhentning), dels for indhentning af oplysninger fra andre myndigheder (ekstern indhent- ning). Efter lovforslagets §  3,  stk. 3, kan  et borgerservicecenter i en sag, der rejses ved ansøgning, in dhente følsomme  oplysninger, som er fornødne til sagens behandling, hos en anden del af kommunens fo rvalt- ning, under hvis lovgivningsområde sagen henhører. I lovforslaget fraviges § 29 sål   edes alene i forhold til intern indhentning og kun i bestemte situationer, jf. lovforsla gets § 3, stk. 3.

- 3 - Hvis en borger i dag indgiver en ansøgning, må den del af forvaltningen   - f.eks. kommunens socialfor- valtning –  der behandler ansøgningen, gerne genbruge de relevante følsomme oplysninger om a  nsøg e- ren,  som  den  i  forvejen  er  i  besiddelse  af,  uden at få  samtykke  fra  borgeren.  Lovforslaget  bet yder,  at servicecenteret betragtes som en del af den fagforvaltning, som ellers ville have behandlet sagen. I en social ansøgningssag kan servicecenteret derfor uden samtykke indhente følsomme oply  sninger i social- forvaltningen. Det svarer med andre ord til, at socialforvaltningen selv havde behandlet sagen. Reglen i lovforslagets § 3, stk. 3, indebærer ikke, at borgerservicecenteret kan indhente følsomme o   p- lysninger uden samtykke fra øvrige dele af  forvaltningen, f.eks. en selvstændig kultur  - og skoleforvalt- ning. Reglen indebærer som nævnt heller ikke, at der kan indhentes følsomme oplysninger uden sa m- tykke  fra  andre  myndigheder.  Endelig  indebærer  reglen  ikke  nogen  fravigelse  af  de  persondatare  tlige krav, som stilles til samkøring i kontroløjemed. Når borgeren anmoder borgerservicecenteret om at behandle en ansøgningssag efter sociallovgivni  ngen, er det efter Indenrigs- og Sundhedsministeriets opfattelse unødigt bureaukratisk og ufleks ibelt, hvis der skal indhentes et udtrykkeligt samtykke til at indhente sociale oplysninger, der af mere eller mindre til- fældige  årsager ikke  befinder  sig  i  servicecenteret, men  i  socialforvaltningen. Dette  vil  bo   rgeren  også opleve som uforstå eligt. Det skal i øvrigt u nderstreges, at formålet med bestemmelsen i forvaltningslovens § 29 er at sikre, at en ansøger får indflydelse på, hvilke følsomme oplysninger fra andre myndigheder eller andre dele af fo r- valtningen  der  inddrages  i  en  sag,  som  den  pågældende  selv  har  rejst     ved  ansøgning.  Reglen  sigter  i relation til udtrykket ”andre dele af forvaltningen” til forvaltning  smyndigheder, f.eks. kommuner, som i praksis er opdelt i en række forvaltningsgrene, der løser    forskellige forvaltningsopgaver. Borgerservice- centeret og fagforvaltningen varetager i de situationer, som er omfattet af lovforslagets § 3, stk. 3, netop den samme forvaltningsopgave, uanset de er organiseret som forskellige dele af kommunen. 3. Aktindsigt I  delrapporten  anføres  det,  at  lovforslaget  medfører,  at    borgerens  muligheder  for  indsigt  i  egne  sager bliver væsentligt reduceret (s. 7). Efter gældende ret er interne arbejdsdokumenter som udgangspunkt undtaget fra aktindsigt, jf. fo  rvalt- ningslovens § 12 og offentlighedslovens § 7, ligesom interne arbejdsdokumenter, der er omfattet af per- sondataloven, ligeledes som  udgangspunkt er undtaget fra reglerne om indsigtsret, jf. § 32, stk. 2, der henviser til bl.a. offentlighedslovens § 7. Der er imidlertid uanset disse regler ret til (akt)indsigt i interne arbejdsdokumenter i en række tilfæ lde. Herunder er der ret til (akt)indsigt, såfremt arbejdsdokumentet alene indeholder oplysni nger, som er af betydning for en sags afgørelse, og som medarbejderen derfor har haft pligt til at notere efter o ffentlig- hedslovens § 6 (§ 6-notat). Endvidere er der ret til (akt)indsigt i oplysninger vedrørende sagens faktiske omstændigheder, der er af væsentlig betydning for sagens afgørelse / sagsforholdet (ekstrah eringspligt). Formålet med de gældende regler om, at der som udgangspunkt    ikke er pligt til at give aktindsigt i in- terne dokumenter, er at beskytte myndighedernes foreløbige overvejelser om en sag. Overveje lser, som måske  – – rservicecenter en opgave på vegne af en anden myndighed, eller er opgaven delt mellem servicecenteret og den anden myndighed, kan der væ  re et til- svarende behov for  at beskytte den beslutningsproces, hvor  begge  myndigheder er involveret, og som har intern karakter. Lovforslagets § 3, stk. 5, indebærer, at interne   arbejdsdokumenter, som udveksles efter lovforslagets vi- deregivelsesregler i § 3, stk. 1, 2 eller 6, ikke mister deres interne karakter.

- 4 - Reglen gælder   alene, hvis 1) dokumenterne udveksles mellem borgerservicecenteret og en anden myn- dighed, som borgerservicecenteret udfører opgaver på  vegne  af, eller    2) hvis dokumenterne udveksles mellem borgerservicecenteret og en anden myndighed, som varetager hver sin del af samme opgave (in- tegreret sagsbehandlingsforløb).  Den  gælder  således  ikke  i  alle  mulige  andre ti lfælde,  hvor borgerse  r- vicecenteret og en anden myndighed udfører hver deres opgaver, og hvor der sker udvek sling af interne arbejdsdokumenter.  Der  henvises  til  lovforslagets  almindelige  bemær  kninger,  afsnit  4.6.1.  Endvidere berøres f.eks. reglerne om indsig t i § 6-notater samt om ekstraheringspligt ikke af lovforslaget, og der er således fortsat adgang til (akt)indsigt i notater, der alene indeholder oplysni nger, som er af betydning for en sags afgørelse, ligesom der er (akt)indsigt i o plysninger vedrørende  sagens faktiske omstændigheder, der er væsentlig betydning for sagens afgørelse / sagsforholdet. E   ndelig bemærkes det, at forvaltning  s- lovens regler om høring af parter samt begrundelse af afgørelser, der normalt me  dfører, at borgerne bl i- ver gjort bekendt med  oplysninger vedrørende  sagens  faktiske omstændigheder, heller ikke berøres af lovforslaget.” Det notat, som der er henvist til i Indenrigs- og Sundhedsministeriets udtalelse, vedlægges. Indenrigs- og Sundhedsministeriets udtalelse giver ikke Justitsministeriet anledning til bemær  k- ninger. Det  skal  i  øvrigt  bemærkes,  at     Teknologirådets  delrapport   bl.a.  indeholder  en  række    forslag  til ændring af reglerne   om borgernes ret til aktindsigt mv. i den digitale forvaltning, jf. rapportens pkt. 3. Det foreslås  således bl.a., at retten til aktindsigt skal omfatte interne sagkyndige vurd erin- ger. Justitsministeriet skal herom henvise til, at regeringen i 2002 nedsatte Offentlighedskommissio- nen, som har til opgave at fremkomme med forslag til en ny samlet offentlighedslov. Formå let skal i den forbindelse være   at udbygge offentlighedslovens grundlæggende pri  ncip om åbenhed og demokratisk kontrol og tilpasse loven til nutidens forhold, herunder den øgede d igitalisering. Offentlighedskommissionens drøftelser om fatter bl.a. de spørgsmål, som T  eknologirådets fo rslag om aktindsigt vedrører . Justitsministeriet finder derfor ikke anledning til på nuværende tidspunkt at fremkomme med bemærkninger til Teknologirådets forslag om ændrede aktin dsigtsregler.