Forslag til effektivisering og forenkling af kommunikationen mellem AF og a-kasserne Notat Stormgade  10 Postboks  1103 1009 København   K Tlf. 38 10 60 11 Fax 38 19 38 90 [email protected] www.adir.dk I. Indledning I henhold til F 10 skal der fokuseres på at videreudvikle og udnytte digitale redskaber og på at effektivisere og forenkle kommunikationen mellem AF og a-kasser i forbindelse med etablerede rådighedskontrolsystemer. 2. juli 2004 Vores sag A-dir/AMS Arbejdsløshedskassernes Samvirke og lønmodtagersiden har lagt stor vægt på denne del af arbejdet, da det er opfattelsen, at udvikling og bedre udnyttelse af de digitale redskaber kan forenkle administrationen væsentligt. Der foregår allerede et løbende samarbejde om informationsudveksling og kommunikation mellem AF og a-kasser i forskellige fora, hvori AMS, AF, a-kasserne, Arbejdsløshedskassernes Samvirke og Arbejdsdirektoratet deltager. Det vigtigste af disse fora er Koordinationsgruppen vedrørende informationsudveksling mellem Arbejdsformidlingen og arbejdsløsheds- kasserne. 1/9

I forbindelse med opfølgningen på F 10 er Koordinationsgruppen derfor blevet bedt om at se på forslag til at effektivisere og forenkle kommunikationen mellem AF og a-kasserne. Som supplement til dette arbejdet er der gennemført en  ekstern konsulent-undersøgelse  af den elektroniske kommunikation mellem AF og a-kasserne til brug for rådighedstilsynet og administrationen heraf. Resultatet af konsulentundersøgelsen er beskrevet særskilt. Arbejdsløshedskassernes Samvirke og a-kasserne har i Koordinations- gruppen stillet en række forslag (afsnit III). Endvidere er modtaget et forslag fra AF-Fyn (afsnit II). I det følgende præsenteres disse forslag. I forbindelse med hvert forslag anføres AMS’ og Arbejdsdirektoratets kommentarer til forslaget. Resultatet af Koordinationsgruppens drøftelser fremgår af afsnit IV. II. Forslag fra AF fremsat af AMS Forslag: AF foreslår, at der til opfyldelse af de krav, der i lovgivningen stilles om kommunikation mellem AF og a-kasserne, skal etableres et nyt datafællesskab, hvor både AF, A-kasserne og Arbejdsdirektoratet kan følge sagsforløb og ledighedsforløb og hvorfra der kan sendes underretninger, svar, udtrækkes lister, laves statistik osv. Begrundelse for forslaget: Forslaget vil betyde en administrativ forenkling, da der bliver tale om direkte kommunikation mellem AF, a-kasser, Arbejdsdirektoratet m.fl., og ikke igennem flere led (via EDB-leverandører). Det vil spare telefonopringninger og skrivelser, der skal faxes frem og tilbage mellem de 2 systemer. Det vil dermed give en hurtigere sagsgang for alle og give færre fejl. Økonomien i projektet vil afhænge af størrelsen på det fælles data datagrundlag (særskilt database?) og niveauet for forbindelse til dataleveran- dører. III. Forslag fra Arbejdsløshedskassernes Samvirke og  a-kasserne (AKS) A. Generelle bemærkninger AKS’ generelle bemærkninger   : Som baggrund for de stillede forslag anfører AKS følgende: A-kasserne afleverer store datamængder til offentlige myndigheder, især til AMS/AF. A-kasserne modtager ligeledes data/oplysninger fra offentlige myndigheder. I nogle tilfælde foretages der tilsyneladende overførsel af de samme data/ oplysninger til flere forskellige registre (dobbeltoverførsel). Endvidere er der oplysninger fra myndigheder, der ikke 2/9

overføres elektronisk. Endelig er jobplanernes kvalitet (teknisk) for dårlig. Der foregår en del telefonisk og skriftlig kommunikation mellem a-kasserne og AF, som vil kunne reduceres væsentligt, hvis a-kasserne får adgang til relevante data i AMANDA. Der bruges en del ressourcer i a-kasserne og AF på administrationen af CV. AMS og Arbejdsdirektoratets generelle bemærkninger  : Det generelle princip om et nyt fælles datagrundlag, som såvel AKS som AF giver udtryk for, er AMS og Arbejdsdirektoratet enig i.   Det er AMS og Arbejdsdirektoratets opfattelse, at en videreudvikling og øget udnyttelse af digital kommunikation er et væsentligt element i at effektivisere og lette administrationen af beskæftigelseslovgivningen. Dette gælder også i relation til kommunikationen mellem AF og a-kasserne, fx i forbindelse med rådighedskontrollen. Der foregår for tiden et arbejde i AMS og Arbejdsdirektoratet med en dataanalyse i forbindelse med udviklingen af en IT-strategi. Dette arbejde omfatter bl.a. data i Arbejdsmarkeds-portalen, Arbejdsmarkedspladsen, CRAM-registret, Job- og CV-banken og AMANDA. Arbejdsmarkedsportalen udbygges løbende og er tilgængelig for bl.a. AF, kommunerne, A-kasserne og andre aktører. Man vil således kunne trække på fælles data på en række områder. Det vil  være naturligt, at arbejde hen imod, at a-kasserne så vidt muligt kun skal afleveres data én gang. Det vil derfor være naturligt at søge at imødekomme nogle af de forslag, som er fremsat af AKS. Værdien af effektiviseringsgevinsten og kvaliteten af datagrundlaget i beskæftigelsesindsatsen skal for hvert initiativ afvejes i forhold til udgifter til udvikling og driften af løsningen. Flere af forslagene vil være bekostelige at gennemføre. Da der er tale om forslag, som i vidt omfang vil lette a-kassernes administration, bør det overvejes om a-kasserne kan medfinansiere gennemførelsen af forslagene. B. Konkrete forslag AKS stiller følgende konkrete forslag: Forslag 1: Data om medlemskab, udbetalingsoplysninger, ledighedsanciennitet mm. sendes til ét register, hvorfra de skal kunne hentes af relevante myndigheder. I første omgang igangsættes en analyse af omfanget af ”dobbeltoverførsel” af data. Vil a-kassernes overførsel af data til KMD fx kunne erstattes af Arbejdsmarkedsportalen? Begrundelse for forslaget: 3/9

Forslaget vil efter AKS’ opfattelse forenkle administrationen af de mange datatransmissioner. Registret skal bl.a. anvendes i forbindelse med beskæf-tigelsesindsatsen. Endvidere vil ét register give en større grad af sikkerhed, idet valide data registreres ét sted. AMS’ og Arbejdsdirektoratets bemærkninger til forslaget   : Der henvises til de generelle kommentarer. Det er et hovedpunkt i Beskæftigelsesministeriets IT-strategi, at dataudvekslingen mellem aktørerne i beskæftigelsesindsatsen effektiviseres gennem opbygningen af et fælles datagrundlag for modtagelse og afsendelse af data, jf. den dataudveksling, der finder sted via Arbejdsmarkedsportalen. (De data, som omfattes af dette punkt, bør også omfatte oplysning om et medlems første dag i dagpengeperioden.) Implementeringen kræver en forudgående analyse af hele dataudvekslingen med A-kasserne og bør også omfatte de data, som A-kasserne modtager f.eks. data om sygedagpenge. Det bør samtidig indgå i analysen hvordan man kan reducere omfanget af indberetninger af A-kasserne f.eks. ved at der sikres mere pålidelige og aktuelle data om nøgledata f.eks. første dag i dagpengeperioden. Det foreslås at A-kasserne, Arbejdsløshedskassernes Samvirke, AMS og Arbejdsdirektoratet i fællesskab laver en analyse af relevante data, mulig-heder og omkostninger. I den forbindelse kan også søges inddraget data-udvekslingen mellem a-kasserne og kommunerne. I givet fald må KL inddrages i fornødent omfang. Forslag 2: Der gives a-kasserne mulighed for online til- og afmelding af egne medlemmer. Endvidere bør a-kasserne have online adgang til relevante data i AMANDA. Der tænkes fx på jobplaner og oplysninger om til- og afmeldinger. Begrundelse for forslaget: Manglende afmelding er som bekendt årsag til et meget stort antal irrelevante hændelser i den intensiverede rådighedstilsyn. Disse hændelser vil kunne reduceres ved en hurtigere og mere effektiv afmelding. Det er vores vurdering, at en online afmelding i a-kasserne vil kunne fremme denne proces. Forslaget om adgang til relevante data i AMANDA skal ses i lyset af de mange telefoniske henvendelser fra a-kasserne til AF. Disse henvendelser har ofte karakter af afklarende spørgsmål, som i høj grad kunne afklares ved opslag i AMANDA. Forslaget vil derfor kunne reducere antallet af henvendelser til AF. AMS’ og Arbejdsdirektoratets bemærkninger til forslaget   : A-kasserne kan i dag bistå de ledige ved tilmelding direkte i Amanda (i Amandas åbningstid) via www.Jobnet.dk. Enkelte a-kasser foretager filoverført tilmelding til Amanda. Den ledige har også mulighed for at afmelde sig via www.Jobnet.dk med en pinkode. Der er ikke i dag mulighed for at tilrette  www.jobnet.dk, så a-kasserne kan foretage afmelding selv her, men i frem- 4/9

tiden kan dette dog ikke udelukkes. For tiden har 200 kommunale medarbejdere fået adgang til Amanda som led i samarbejdsforsøgene.  Betydningen for belastningen af systemerne, svar-tider og driftsudgifter evalueres med udgangen af 2004. Herefter tages stilling til udvidet adgang til kommuner og /eller a-kasser. Forslag 3: Oplysninger fra kommunerne om social pension sendes digitalt til a-kasserne fx via Arbejdsmarkedsportalen. Begrundelse for forslaget: Kommunerne er pålagt at indberette oplysninger om ansøgning/tildeling af social pension til Arbejdsdirektoratet. Det foregår i dag på en blanket, som Arbejdsdirektoratet modtager fra kommunerne og videresender til pågældende medlems a-kasse. Det er efter vores opfattelse oplagt, at denne proces digitaliseres, idet man herved vil opnå en mere rationel administration. AMS’ og Arbejdsdirektoratets bemærkninger til forslaget   : Den nuværende ordning hvor alle kommuner sender en blanket pr. cpr.nr. til direktoratet er en tung ordning, både fordi forsendelsen foregår med posten, men også fordi direktoratet er et mellemled mellem kommunerne og a-kasserne. Da forslaget indebærer, at kommunerne skal videregive disse oplysninger til en database, hvor a-kasserne kan hente oplysningerne, kræves en lovændring i Socialministeriets regler, da a-kasserne er private foreninger. En eventuel gennemførelse af forslaget, hvor direktoratet springes over som mellemled, forudsætter forhandling mellem Socialministeriet, KL, Arbejdsdirektoratet og a-kasserne. Det vil endvidere forudsætte, at der oprettes en sikker internetforbindelse. Der henvises i øvrigt til bemærkningerne vedrørende forslag 1. Forslag 4: Relevante oplysninger om manglende arbejds- og opholdstilladelse sendes digitalt til AF, som foretager afmelding i AMANDA. Afmeldingen sendes fra AMANDA til a-kasserne, hvorefter eventuel udbetaling af ydelse stoppes. Begrundelse for forslaget: Gyldig arbejds- og opholdstilladelse er en forudsætning for at stå tilmeldt AF. Tilmeldingen til AF er en forudsætning for at få udbetalt dagpenge mv. Arbejds- og opholdstilladelse er registreret i Udlændingestyrelsen. AF skal via opslag i Udlændingestyrelsens register sikre, at tilmeldte har gyldig 5/9

arbejds- og opholdstilladelse. Der sikres herved, at AF ikke foretager ”ulovlige formidlinger”, samt at der ikke udbetales dagpenge uberettiget. AMS’ og Arbejdsdirektoratets bemærkninger til forslaget   : Der er allerede en funktion både i Jobnet og Amanda hvorved man ved tilmelding spørges om, man har opholds/arbejdstilladelse hvor det er relevant ud fra folks CPR-nr. Arbejds- og opholdstilladelse er registreret i Udlændingestyrelsen. AF har mulighed for, når der er  tvivl,  at  spørge  i  Udlændingestyrelsen,  om  der  er  arbejds-/opholdstilladelse.  Men  denne mulighed benyttes forholdsvist sjældent. Arbejdsdirektoratet har telefonisk forelagt forslaget for Udlændingestyrelsen og fået følgende oplysninger: ”I Udlændinge Informations Portalen (UIP) kan kommunerne hente relevante oplysninger om bl.a. opholds- og arbejdstilladelse for kommunens borgere. Udlændingestyrelsen har oplyst, at Arbejdsmarkedsrådene har adgang til at hente relevante oplysninger i UIP. Det blev videre oplyst, at der ikke er nogen teknisk hindring for, at a-kasserne får samme adgang. Det skal i givet fald undersøges nærmere, om det kan gennemføres inden for den eksisterende lovgivning. Det kan i den forbindelse være et problem, at a-kasserne er private foreninger. Det er ikke muligt at udtrække og sende ”lister” fra UIP. Det ville også stride mod formålet med UIP. Der er kun adgang til at søge oplysninger, som er relevante til løsning af en konkret opgave. Systemet ”logger” hvem, der har søgt hvilke oplysninger, således at det er muligt for Udlændingestyrelsen efterfølgende at kontrollere, om der har fundet uberettiget brug af UIP sted.” Forslag 5: A-kasserne får mulighed for løbende at indhente skattekortoplysninger via ToldSkat’s hjemmeside. Begrundelse for forslaget: A-kasserne har mulighed for at indhente elektroniske skattekortoplysninger forud for årsskiftet for de medlemmer, der er ledige på dette tidspunkt. For nye ledige skal a-kasserne have skattekort fra medlemmet. Et meget stort antal medlemmer omfattes af ledighed i korte perioder og nogle flere gange i løbet af et år. Det er derfor en stor administrativ belastning at administrere de papirbaserede skattekort. Mulighed for elektronisk at indhente oplysningerne løbende vil derfor lette denne administration. 6/9

AMS’ og Arbejdsdirektoratets bemærkninger til forslaget   : Arbejdsdirektoratet har telefonisk forelagt forslaget for ToldSkat og fået følgende oplysninger: ”Forslaget kræver en lovændring, da skattestyrelseslovens § 37 er til hinder herfor, da a-kasserne er en privat organisation. Teknisk er der ikke noget til hinder for gennemførelsen af forslaget. Told og Skat vil i øvrigt ikke forholde sig generelt til forslaget, da der er tale om et politisk spørgsmål. I modsætning til private arbejdsgivere er udbetaling fra a-kasserne i høj grad offentligt finansieret, hvilket kunne tale for, at der måske polítisk kunne være interesse for forslaget.” Såfremt forslaget teknisk set kan gennemføres, vil Arbejdsdirektoratet gerne støtte dette. Forslag 6: Ansvaret for afholdelse af CV samtaler placeres ét sted, dvs. enten i AF eller i a-kasserne. Kravet om opbevaring af kopi af det første CV ophæves. Hvis det efter en nærmere vurdering fastholdes at kopien er nødvendigt foreslås etableret en arkivfunktion i Job- og CV-Banken. Begrundelse for forslaget: Der bruges i dag en del ressourcer på CV-administrationen som følge af, at ansvaret herfor er placeret flere steder. Samlet set vil der derfor kunne spares ressourcer ved at placere ansvaret ét sted. Ved indførelse af nye krav til administrationen bør man efter AKS’ opfattelse have fokus på de digitale muligheder. Derfor bør et krav om opbevaring af det første CV følges op med at etablere denne mulighed i Job- og CV-banken. AMS’ og Arbejdsdirektoratets bemærkninger til forslaget   : I forbindelse med implementeringen af ”flere i arbejde” blev det besluttet, at der af ressourcemæssige årsager skulle være en fordeling af byrden med kontrol af CV´er mellem AF og a-kasserne. Det vil kræve en ændring af loven og finansieringen, hvis der skal ændres på dette. For så vidt angår opbevaring af kopi af medlemmets første CV bemærkes, at for et nyledigt medlem er ret til dagpenge efter en måneds ledighed betinget af, at der et godkendt CV. Det godkendte CV er således en del af udbetalingsgrundlaget. Det er derfor Arbejdsdirektoratets opfattelse, at for så vidt angår medlemmer, som a-kassen holder CV-samtale med, skal det godkendte CV opbevares efter samme regler, som gælder for andre dokumenter, der danner grundlag for en udbetaling. (For medlemmer, som AF holder CV-samtale med, får a-kassen en underretning fra AF i de tilfælde, hvor AF   ikke kan godkende CV’et inden for fristen). Der er ikke noget krav om, at det godkendte CV opbevares i en papirudgave. En digital løsning kan derfor overvejes. Det er dog ikke hensigtsmæssigt at godkendte CV’er i Job-og CV-banken, der er selvbetjeningsredskaber, som ikke egner sig til sagsbehandling. 7/9

Man kan overveje en anden elektroniske opbevaringsform som alternativ løsning: AMS har mulighed for at lave en  funktion særligt for sagsbehandlere i AF, a-kasser og kommuner til brug for arkivering på eget lager (altså på sin egen computer eller sit eget netværk). I løsningen vil der så blive taget højde for, at det bliver den fulde CV-tekst der kan gemmes i en arbejdsgang. Løsningen medfører ingen integration til eksterne systemer, f.eks. indebærer løsningen ikke integration til journal-, arkiverings- eller dokumenthåndtering- systemer. AMS medvirker gerne til at implementeres denne løsning, hvis a-kassernes ønsker det. Forslag 7: Jobplanernes kvalitet forbedres således, at de bliver mere overskuelige. Fx bør hvert enkelt tilbud stå på separat side (evt. som bilag). Endvidere bør a-kasserne gives digital adgang til jobplaner for egne medlemmer. Som minimum bør jobplanerne sendes digitalt. Begrundelse for forslaget: Aktiviteterne som beskrives i jobplanen akkumuleres i jobplanen, som derved overe tid bliver meget uoverskueligt, først og fremmest for den ledige, men også for sagsbehandlerne. Det vil derfor være en lettelse, hvis der blev skabt mere systematik i jobplanerne således at nye/aktuelle aktiviteter kom i front. AMS’ og Arbejdsdirektoratets bemærkninger til forslaget   : For så vidt angår forbedring af jobplanerne, er der allerede    et projekt i gang til at forbedre jobplanernes udformning. A-kassernes Samvirke er inviteret til at deltage i dette arbejde. AMS modtager derfor gerne konkrete flere forslag til forbedringer. På kort sigt er det ikke muligt at give adgang til jobplanerne i Amanda. På længere sigt bør jobplanerne indtænkes  i det fælles datagrundlag. IV. Resultatet af Koordinationsgruppens drøftelser På baggrund af det foranstående er Koordinationsgruppen nået frem til følgende konklusion: Der er enighed om, at der skal arbejdes hen imod at skabe et fælles datagrundlag, hvor AF, A-kasserne og Arbejdsdirektoratet kan følge sags- og ledighedsforløb, og hvorfra der kan sendes underretninger, svar, udtrækkes lister, laves statistik osv. Formålet skal bl.a. være at sikre en større grad af aktualitet i datagrundlaget, og at reducere omfanget af underretninger mellem AF og a-kasserne. Implementeringen af et sådant fælles datagrundlag kræver en forudgående analyse af hele dataudvekslingen og bør også omfatte data fra andre offent- lige myndigheder, f.eks. data om sygedagpenge. Der er enighed om, at som led i implementeringen skal A-kasserne, 8/9

Arbejdsløshedskassernes Samvirke, AMS og Arbejdsdirektoratet i fællesskab lave en analyse af relevante data, muligheder og omkostninger. I den forbindelse kan også søges inddraget dataudvekslingen mellem a-kasserne og andre myndigheder, fx kommunerne. Her ud over ønsker AKS at pege på et aktuelt behov for, at der gives a-kasserne mulighed for online afmelding af egne medlemmer, da det efter AKS’ opfattelse vil kunne reducere antallet af irrelevante hændelser i den intensiverede rådighedstilsyn. Endvidere er det fortsat AKS opfattelse, at det er AFs opgave at sikre, at tilmeldte har gyldig arbejds- og opholdstilladelse. Det kan fx ske via opslag i Udlændingestyrelsens register. Det er AMS og Arbejdsdirektoratets vurdering, at det inden for de givne rammer ikke er muligt at imødekomme disse ønsker. Endeligt har AKS udtrykt ønske om, at AMS skal lave en funktion, hvor sagsbehandlere i a-kasserne kan overføre den fulde CV-tekst fra Job- og CV-banken til brug for arkivering på eget lager. 9/9