Aktstk. 99 - 2010-11 (1. samling) - Endeligt svar på § 17 spørgsmål 17:

PROASK-løsningen er baseret påstandard workflow-teknologi og andrestandard-komponenter, som erDer er derfor megen fokus på at mindske udfordringerne vedvurderet i langt højere grad kan løse de overgangen, dvs både aflære den gamle løsning og lære den nye.fremtidige behov for øget digitalsagsbehandlingEt af midlerne hertil er en trinvis idriftsættelse, faseopdelt, og hvor derkun startes med nye sager, hvor organisationen stille og roligt kan læreden nye løsning at kende, herunder evt ændringer i tilhørendeDen tekniske løsning hviler i høj gradarbejdsgange.på anvendelse af standard workflowteknologi; en teknologi styrelsen ikkeAndre tiltag er tidlig inddragelse af repræsentanter fra huset i analyser,tidligere har anvendt, men entests etc., kurser i de nye værktøjer, sikring af brugervenlig grænsefladeteknologi, der i flere år har værettil løsningen., udnyttelse af helt nye muligheder omkring integrationanvendt, primært imed faglig sagsstøtte direkte i løsningenforsikringsbranchen.Set fra sagsbehandlernes side erløsningen baseret på web-parts ogfremstår således som de fleste web-applikationer i dag.

Risikovurdering til aktstykkeStyrelsen har en mangeårig traditionfor gennemførelse af mange,succesrige projekter. Dette projekt harimidlertid en størrelse og enindflydelse på medarbejderne, derindebærer et højere risikoniveau.ASK har over 20 års erfaring med gennemførelse af mange IT-projekter, herunder mere end 10 års erfaring med fuld digitalsagsbehandling.PROASK-projektet er dog et så stort og omfattende projekt, at dettefaktum ikke får styrelsen til at tro, at PROASK-projektet kangennemføres uden store udfordringer, hvorfor risikovurderingenbevidst er sat til høj for at sikre konstant nødvendig fokus på atgennemførelsen sker så effektiv som mulig.ASK har opbygget en intern projektorganisation bemandet mederfarne personer på alle niveauer, ligesom der trækkes på rådgivning fraeksternt konsulenthus.PROASK er organiseret med en fast projektgruppe på fuld tidbestående af (meget) erfarne personer, som løbende er blevet styrketmed tilførsel af kompetente profiler til de forskellige centralefunktioner i takt med at behovet herfor er identificeret.Der er nedsat en styregruppe for projektet, som har styrelsens direktørsom formand. Styregruppen følger projektet meget tæt og er øverstebesluttende organ.Projektet styres i det daglige via 2 ugentlige møder af en lille dedikeretPROASK-programledelse med styrelsens vicedirektør som formand.Dette gør det muligt hele tiden at følge den løbende fremdrift ogiværksætte de tiltag, der måtte være nødvendigt.Endelig rådgives og sparrer ASK med eksternt konsulenthus adløbende tiltag.Selvom ASK har erfarne personer på opgaven er vurderingen, at

Grundstammen i projektgruppenbestod af fem personer, der ifællesskab har gennemført behovs- ogarbejdsgangsanalyser, kravspecificeringog udbudsforretning med afsluttendetilbudsvurdering. Tilgennemførelsesfasen erprojektgruppen blevet udvidet medyderligere medlemmer.Som tidligere nævnt indebærerprojektets størrelse og indflydelse påmedarbejderne et højere risikoniveau.

Risikovurdering til aktstykkeprojektets størrelse nødvendiggør løbende fokus på organiseringen.Projektgruppen har dog fortsat ikke problemer med at opfylde deleverancer, som ASK er ansvarlig forFor så vidt angår systemetsProjektet er bevidst tænkt nyt, nemlig som et bud på, hvordanfunktionalitet er der store sammenfald, fremtidens digitale sagsbehandlingssystemer bør opbygges, så det ermens den anvendte teknologi er ny imuligt at digitalisere endnu flere processer. Løsningsmodellen er dastyrelsen.også af ABT-fonden vurderet som potentiel anvendelig for andenTeknologien er dog ikke ny forsagsbehandling end arbejdsskader, hvorfor ABT-fonden støtterleverandøren, der har anvendt deprojektet.væsentligste løsningskomponenter isammenlignelige projekterDet er derfor på mange måder et banebrydende nyt projekt, hvorerkendelsen er, at digital sagsbehandling ikke bør løses viaskræddersyede løsninger, men via konfigurerbarestandardkomponenter, herunder en (standard) workflow-komponenttil at håndtere sagsbehandlingsprocesser og en standard ”regelmotor”-komponent til at håndtere forretningslogik. Men at etablere dette(logiske) rammeværk er nyt og uprøvet. Leverandøren har dog alleredeudviklet og idriftsat elementer i løsningen i andet projekt, men forASK er det nyt.

Risikovurdering til aktstykke3(4)Arbejdspresset i Arbejdsskadestyrelsener relativt højt pga. krav om afviklingaf sager, hvilket kan betyde, at det kanvære svært at afgive de nødvendigeressourcer til udviklingsprojektet. Manhar i planlægningen taget højde fordette og afdækket ressourcebehovet iprojektets forskellige faser. Derefter erder taget initiativ til at indhente dennødvendige arbejdskraft, ligesom detløbende undersøges, hvor der kansuppleres med eksterne ressourcer.Risikoen her var oprindelig 4, men er nu reduceret til 3, idet det harværet muligt at bemande projektet med nødvendige resurser, herundertilføre kvalificerede resurser fra huset, der både har stor faglig viden ogsamtidig mestrer at forstå de tekniske rammer, som faglig viden skalformidles på for at den bliver anvendelig i et IT-projekt

Risikovurdering til aktstykkeNiveau3(4)For så vidt angår samspillet mellemGlobal 360, Corticon og BizTalk erdet anvendt flere gange i forvejen.For så vidt angår Captia så ersamspillet med denne komponent viaFESD grænsefladen ikke anvendttidligere; og eftersom Captia er encentral komponent i løsningenindebærer det en øget risiko forprojektet.Løsningen består som udgangspunkt af standard komponenter, dersammensættes i en service-orienteret arkitektur.Løsningen skal dog nødvendigvis have grænseflader til mange andresystemer, så oplysninger enten kan hentes eller formidles digital. Disseandre systemer er af forskellig alder og teknologi, hvilket har været enudfordring.De fleste udfordringer omkring grænseflader er nu blevet løst, hvorforrisikoen er nedjusteret i forhold til den oprindelige vurdering.

Projektets kompleksitet har som ventet vist sig stor og større endleverandøren oprindelig har forventet, hvorfor det har været nødvendigtat justere tidsplanen.Kompleksiteten håndteres på mange måder, herunder er der vedkontrakttillæg 5 taget højde for, at projektet må have mere kalendertidbåde til nødvendige analyser før udvikling, til selve udviklingen og tiltestforløb.Kompleksiteten håndteres via løbende opgave- og risikostyring, primærtrettet mod de til enhver tid mest kritiske områder.ASK har endvidereprimo 2011 anmodet PA consulting om et review af projektet, og PAkonkluderer, at projektet vil kunne gennnemføres efter tidsplanen ikontrakttillæg 5 med primært nogle anbefalinger til leverandøren, menogså enkelte anbefalinger til ASK. ASK har herefter udarbejdet konkrethandlingsplan ud fra anbefalingerne i denne rapport.Ændret 28-04-2011 10:21

Risikovurdering til aktstykkeNiveau4Regelsættet må forudses at undergåforandringer. Af samme grundopbygges systemet så fleksibelt, at deti vid udstrækning vil være muligt attilpasse systemets virkemåde.Der tilstræbes maksimal integrationmed andre offentlige systemer, såsagsoplysningen i højere grad kanforegå ved elektronisk indhentning afoplysninger, snarere end ved brev-baseret anmodning.Desuden vil systemet væreomdrejningspunktet i styrelsenssamlede systemlandskab, hvilket stillerstore krav til koordinering i forhold tilandre interne projekter og systemer.Det har vist sig, at projektet erafhængigt af tilretninger idokumenthåndteringssystemet Captiassystemgrænseflade, ligesom Captiamåtte ændres, så det kan tilgådokumenter i det eksisterendedokumentarkiv, baseret på InfoImageFolder.ASK gennemfører kun helt nødvendige ændringer (for eksempel iforbindelse med lovændringer), så længe projektet løber, ud fra denvelkendte erfaring, at mange løbende ændringer i et projektforløb ermeget risikobetonet for et projekts økonomi, resurseforbrug og tidsplan

Projektet har og skal have mange integrationer til andre systemer, menfor at minimere risici herved er udgangspunktet de eksisterendesnitflader, og ikke samtidig markante ændringer her.I projektets indledende faser var der en række udfordringer medgrænsefladerne, men disse er blevet løst og er ikke længere et højkritiskområde

I projektets indledende faser var der nogle store udfordringer her, idetf.eks. FESD-standarderne på ESDH-området ikke havde den forventedekvalitet ligesom brev-dannelseskomponenten måtte udbygges.Integrationen til E-indkomst var også mere kompleks end ventet, mendet er også nu løst.Integrationen til det elektroniske anmeldesystem EASY har også givetmindre udfordringer, idet dette system er justeret efter udformningen afkravspecifikationen.

Risikovurdering til aktstykkeNiveau5Hele den nuværende bestand af sagerskal konverteres og overføres til detnye system.Derimod vil dokumenterne blivebibeholdt i det nuværendedokumentarkiv.Konverterings- ogidriftsættelsesstrategi er endnu ikkefastlagt, men det forekommerurealistisk at etablere mulighed for atkøre konverteringen tilbage.Der skal nødvendigvis konverteres fra eksisterende løsning. Der eretableret en særlig gruppe til dette arbejde sammensat af megetkompetente personer fra såvel ASK som eksterne.Forberedelserne er nu kommet meget langt, og de nødvendigekonverteringsprogrammer, tests etc er gennemført. Arbejdet har i denkritiske fase været fulgt tæt af programledelsen. Opgaven er fortsat stor,men under kontrolDer er udviklet og testet grundige procedurer for overførsel fra gamleløsning til nye, herunder omfattende kvalitetstjek,tilbageføringsmuligheder etc.Som led i konverteringsarbejdet er foretaget omfattende datavask afgamle løsning med henblik på at overføre bedst mulig kvalitet til den nyeløsning

(Særlige

risikofaktorer for det

konkrete projekt)